¿Qué es la digitalización? Cuando se transcribe un viejo pergamino o contrato en papel en un documento de bloc de notas o archivo .docx se está digitalizando, también cuando se convierte una vieja canción de un disco de vinilo o un vídeo de cinta VHS a formatos digitales.
¿Y qué hay del contexto empresarial? Cuando un proceso de facturación manual y en papel migra a un software contable o sistema ERP se está en presencia de un proceso de digitalización.
Pero más allá de la conversión de formatos tangibles o analógicos a formatos digitales, el concepto de digitalización trasciende de la forma en que se almacenan y procesan los datos, a una transformación que permea varios aspectos comerciales, laborales e incluso sociales.
En este artículo, se detallarán los conceptos vinculados a la digitalización End-to-End, una estrategia integral, en el camino de la transformación digital, que busca la implementación de soluciones digitales a lo largo de los procesos operativos revolucionándolos.
Analizaremos las distintas etapas relacionadas a la digitalización End-To-End (o de extremo a extremo) destacando cómo esta se entrelaza con los flujos continuos y eficientes de desarrollo. ¡Buena lectura!
El concepto de la Digitalización, más allá de la conversión de datos
Cuando se habla de digitalización, se da a comprender que es un proceso fundamental que implica la conversión de información, datos y diversos tipos de contenido en lenguaje binario (0 y 1), se trata del alma o la esencia de la informática.
Jason Bloomberg en una entrega de Forbes, habla de un concepto esencial de la digitalización como “el proceso de cambio de una forma analógica a una digital”.
Desde la información impresa, hasta las imágenes y los documentos, la digitalización ha proporcionado una manera eficiente y rápida de manejar la información que antes se manejaba en formatos físicos o analógicos.
No obstante, la digitalización no se limita simplemente a la conversión de datos.
En un sentido más amplio y más afín al contexto empresarial, implica la transición de procesos, servicios y actividades analógicas hacia la esfera digital. A este nivel Gartner define a la digitalización como:
“El uso de tecnologías digitales para transformar un modelo de negocio y brindar nuevas oportunidades de ingresos y agregación de valor”.
Sectores como la administración, la educación, la salud y la industria están experimentando una transformación radical gracias a la adopción de tecnologías digitales encaminadas dentro de una estrategia o plan.
Una sola iniciativa de implementación tecnológica, como la contratación de un software o una aplicación en la nube, no es garantía de transformación digital, ya que para lograr tal propósito se requiere un esfuerzo de cambio organizacional transversal que involucre todas las funciones y procesos elementales de la empresa y allí es donde entra el concepto de ‘extremo a extremo’ o estrategia de digitalización End-to-End.
Digitalización End-to-End hacia la transformación digital
La digitalización End-to-End se ha convertido en un concepto clave en la era moderna, marcando un enfoque integral hacia la implementación de soluciones digitales en todos los aspectos de un proceso o sistema.
Este enfoque abarca desde la captura inicial de datos o interacción con clientes, hasta la entrega final de productos o servicios, integrando de manera continua y eficiente cada fase del proceso.
Al hablar de este tipo de digitalización, de cara a una transformación digital, se entiende como la creación de un flujo de trabajo digital coherente que elimina brechas y optimiza cada etapa de las operaciones.
Para Horton International en una estrategia de digitalización de extremo a extremo, cada componente se vincula de manera sinérgica, desde la gestión de datos y la automatización, hasta la entrega y la interacción postventa con el cliente; contribuyendo así a una experiencia más efectiva.
¿Cuál es el objetivo de la digitalización End-To-End?
La digitalización End-to-End busca la coherencia y la integración total, eliminando los procesos manuales propensos a errores y fomentando la agilidad en la toma de decisiones.
Esta estrategia no solo tiene aplicaciones en el ámbito empresarial, sino que trasciende e impacta directamente en la vida cotidiana.
Desde la forma en que se realizan transacciones financieras, hasta la gestión de nuestra salud, esta digitalización está transformando la manera en que se interactúa con el mundo que nos rodea.
La digitalización End-to-End no solo mejora la eficiencia, también ofrece nuevas oportunidades y servicios personalizados. Desde la educación hasta la atención médica y la logística, la digitalización integral está dando forma a un futuro en el que la conectividad y la tecnología convergen para hacer nuestras vidas más cómodas y eficientes.
¿Dónde se implementa la digitalización? – Algunos casos de uso
Para aclarar el concepto de digitalización encontramos algunos ejemplos cotidianos en distintos sectores, aquí algunos ejemplos de digitalización End-to-End:
La banca digital
El BBVA España es un ejemplo de digitalización End-To-End de los procesos de préstamo bancario.
Esta entidad, como muchas otras, implementa un proceso de solicitud de préstamo completamente digital, desde la solicitud inicial en línea, hasta la aprobación y desembolso; todas estas etapas son automatizadas.
Los clientes pueden cargar sus documentos, firmar contratos electrónicos y recibir fondos sin necesidad de visitar una sucursal física.
Retail
La firma española especializada en soluciones de captura de datos ScanDit, reseña el caso de una cadena de tiendas minoristas quienes integran sus sistemas de inventario en tiempo real con su plataforma de comercio electrónico y puntos de venta en tienda.
Los clientes pueden ver la disponibilidad de productos en línea, realizar pedidos y elegir opciones de entrega, mientras que los empleados de la tienda reciben notificaciones en tiempo real sobre los niveles de inventario y los pedidos en línea para una gestión eficiente.
Manufactura
Hoy es común para las empresas de fabricación utilizar sensores IoT (por sus siglas en inglés: internet de las cosas), los cuales recopilan datos en tiempo real sobre el rendimiento de las máquinas en la planta.
Por esta vía es posible integrar estos datos de producción y rendimiento, con sistemas de análisis de big data para:
- Entregar reportes de producción pormenorizados
- Organizar órdenes de trabajo de manera automática
- Integrarse con los datos de inventarios de almacén
- Predecir y prevenir fallas en los equipos
De esta manera se optimiza la eficiencia, se mejora la productividad y se reducen los tiempos de inactividad no planificados.
Logística y transporte
Las empresas de logística implementan plataformas digitales que integran desde la planificación de rutas y la asignación de recursos, hasta el seguimiento en tiempo real de los envíos y la entrega automatizada de informes y facturas.
Un nivel de digitalización de extremo a extremo que posibilita:
- Una gestión más eficiente de la flota de vehículos
- Una mayor visibilidad de la cadena de suministro
- Y una mejor experiencia para el cliente
Así las empresas del sector capitalizan los beneficios de la digitalización para mejorar el seguimiento o trazabilidad, la precisión, la velocidad y la eficiencia de sus flotas y envíos.
Beneficios de la digitalización End-to-End
La digitalización conlleva una serie de beneficios significativos para las organizaciones en términos de eficiencia operativa, mejor acceso a información de mejor calidad, agilidad, adaptabilidad y reducción de costos.
A continuación, algunos detalles con los beneficios de la digitación End-To-End para empresas.
La automatización
Al automatizar tareas manuales y repetitivas, las empresas pueden realizar procesos comerciales de manera más rápida y con menos errores.
La eliminación de la entrada manual de datos y la automatización de flujos de trabajo liberan tiempo y recursos, lo que permite a los empleados enfocarse en actividades de mayor valor añadido y promueve una mayor eficiencia en general.
Accesibilidad y disponibilidad de la información
La digitalización también ofrece beneficios en términos de acceso y disponibilidad de información.
Al almacenar datos en sistemas digitales, como la nube, se facilita el acceso rápido y seguro a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Una posibilidad que mejora la colaboración entre equipos distribuidos en diferentes puntos geográficos, ya que todos tienen acceso a los mismos datos actualizados en tiempo real, lo que agiliza la toma de decisiones y fomenta una mayor agilidad empresarial.
Calidad y precisión de los datos
La digitalización también contribuye a mejorar la calidad y precisión de la información.
Al eliminar la entrada manual de datos y la posibilidad de errores humanos, se garantiza una mayor precisión y confiabilidad de los datos.
Esto es especialmente importante en áreas críticas como la atención médica y la contabilidad, donde la precisión de los datos es fundamental para la toma de decisiones informadas y la seguridad del paciente o usuario.
Ahorro en costos
Otro beneficio de la digitalización clave, es la reducción de costos asociados con la gestión de documentos en papel y otros procesos manuales.
Al eliminar la necesidad de almacenamiento físico de documentos, impresión de papel y envío postal, las empresas pueden reducir significativamente sus gastos operativos.
Para AccessCorp, firma especializada en escaneo y digitalización, la automatización de procesos vía End-to-End, puede disminuir la necesidad de mano de obra en tareas repetitivas, lo que conlleva a una reducción adicional de costos a largo plazo.
Flexibilidad y agilidad
Finalmente, la digitalización permite a las empresas ser más ágiles y adaptables a los cambios en el mercado y el entorno empresarial.
Los sistemas digitales son más flexibles y adaptables que los sistemas tradicionales manuales, lo que permite a las empresas responder rápidamente a nuevas regulaciones, cambios en la demanda del mercado y oportunidades de negocio emergentes.
Para el equipo de Dropbox, esta capacidad de adaptación es crucial para mantener la competitividad en un entorno empresarial cada vez más dinámico y cambiante.
¿Cuáles son las etapas de la digitalización End-to-End?
Para que el proceso de digitalización sea posible existen una serie de fases que bien implementadas aseguran la capitalización de sus beneficios.
Este proceso va más allá de la simple conversión de datos analógicos a formatos digitales; para SYDLE se trata de una travesía multifacética que abarca diversas etapas, cada una desempeñando un papel crucial en la evolución hacia un entorno más eficiente y conectado.
A continuación, se exploran las diferentes etapas asociadas a la digitalización:
1. Captura de datos
Un proceso de digitalización comienza con la captura de datos, donde se extrae información de fuentes analógicas para convertirla en un formato digital manejable.
Esta fase establece la base para la posterior manipulación y procesamiento, permitiendo que la información física se integre al mundo digital.
Ejemplo: en un hospital, se digitalizan los historiales médicos de los pacientes, escaneando los registros en papel y convirtiéndolos en archivos electrónicos accesibles desde cualquier dispositivo.
2. Almacenamiento y procesamiento
Una vez que los datos se han convertido en formato digital, se ingresa en la fase de almacenamiento y procesamiento.
A este nivel, la información es organizada y almacenada eficientemente, utilizando tecnologías avanzadas que permiten el acceso rápido y seguro. Simultáneamente, se inicia el procesamiento para descubrir patrones, tendencias y conocimientos ocultos.
Ejemplo: una empresa de comercio electrónico almacena millones de transacciones diarias en una base de datos segura en la nube, donde los algoritmos de análisis predictivo pueden procesar los datos para predecir patrones de compra futuros.
3. Análisis y transformación
En esta etapa, la digitalización da un salto cualitativo.
Se emplean técnicas de análisis de datos, inteligencia artificial y aprendizaje automático para transformar datos en información accionable.
Aquí es donde la verdadera magia de la digitalización se manifiesta, revelando percepciones valiosas que impulsan decisiones estratégicas.
Ejemplo: una compañía de seguros utiliza análisis de big data y algoritmos de aprendizaje automático para identificar tendencias de reclamaciones y predecir riesgos, lo que les permite ajustar sus políticas y precios de manera más precisa.
4. Integración de sistemas
La integración de sistemas es esencial para garantizar que la información fluya de manera coherente a través de diversas plataformas y departamentos.
Esta fase elimina barreras y crea un entorno donde la colaboración entre sistemas es fluida, mejorando la eficiencia operativa y la toma de decisiones informada.
Ejemplo: en una cadena de suministro global, se implementa un sistema de gestión que integra datos de inventario, producción y distribución en tiempo real, permitiendo una coordinación eficiente entre proveedores, fabricantes y minoristas.
5. Automatización
La automatización optimiza procesos al identificar y digitalizar tareas repetitivas.
La implementación de tecnologías como la RPA (Automatización Robótica de Procesos) permite una asignación más efectiva de recursos humanos, liberando tiempo para enfoques estratégicos y creativos.
Ejemplo: un banco automatiza el proceso de aprobación de préstamos, utilizando software de RPA, que puede verificar automáticamente la elegibilidad del solicitante y generar decisiones de aprobación o rechazo en minutos, en lugar de días.
A medida que las organizaciones atraviesan estas fases, aprovechan el poder de la tecnología para transformar la información en conocimientos accionables, impulsando decisiones estratégicas, mejorando la eficiencia operativa y liberando recursos para la innovación y el crecimiento continuo.
Proceso de desarrollo hacia la implementación de la digitalización
El proceso de desarrollo es un ciclo vital para la transformación del sistema y organización de una compañía, para la adaptación a un entorno digital. En la digitalización este proceso implica la mejora continua de los sistemas implementados.
A través de este proceso, se busca no solo optimizar la eficiencia operativa, sino también adaptarse a las cambiantes necesidades y demandas del sector. Este proceso generalmente incluye las siguientes etapas:
1. Evaluación y planificación
Esta etapa marca el inicio del proceso de desarrollo, donde se evalúan las necesidades y objetivos específicos de digitalización.
Se realizan análisis detallados de los sistemas existentes y se identifican áreas de mejora y oportunidades para la implementación de soluciones digitales.
La planificación estratégica juega un papel fundamental en la definición de los pasos a seguir y en la asignación de recursos necesarios para el desarrollo.
Ejemplo: una empresa de logística evalúa su sistema de seguimiento de envíos y planifica la digitalización para mejorar la eficiencia. Realizan análisis detallados de los procesos actuales e identifican la necesidad de una solución digital para rastrear los envíos en tiempo real y optimizar las rutas de entrega.
2. Diseño y desarrollo
Con base en la evaluación y planificación previas, se procede al diseño y desarrollo de soluciones digitales adaptadas a las necesidades específicas de la organización o proceso.
Generalmente, esta fase implica:
- La creación de arquitecturas de software
- Interfaces de programación de aplicaciones (de cara a la interoperabilidad de herramientas)
- Interfaces de usuario intuitivas
- Y la integración de tecnologías innovadoras para mejorar la funcionalidad y la eficiencia.
Es crucial garantizar la escalabilidad y la flexibilidad de las soluciones desarrolladas para adaptarse a futuras evoluciones y demandas del mercado.
Ejemplo: Una empresa de logística procede al diseño y desarrollo de una aplicación móvil para seguimiento de envíos. El equipo de desarrollo crea una arquitectura de software sólida, una interfaz de usuario intuitiva y aprovecha tecnologías innovadoras como el GPS y la inteligencia artificial para mejorar la funcionalidad de la aplicación.
3. Implementación y pruebas
Una vez completado el diseño y desarrollo, se procede a la implementación de las soluciones digitales en el entorno operativo.
Se llevan a cabo pruebas exhaustivas para garantizar la funcionalidad, la seguridad y la interoperabilidad de los sistemas implementados.
La colaboración estrecha entre los equipos de desarrollo y los usuarios finales es esencial para validar la efectividad de las soluciones y realizar ajustes según sea necesario.
Ejemplo: una vez completado el diseño y desarrollo, la empresa implementa la aplicación de seguimiento de envíos en su entorno operativo. Se llevan a cabo pruebas exhaustivas para garantizar que la aplicación funcione correctamente en diferentes dispositivos y situaciones. Se colabora estrechamente con los conductores y el personal de almacén para validar la efectividad de la aplicación y realizar ajustes según sea necesario.
4. Optimización y mejora continua
La optimización y mejora continua son procesos iterativos que buscan perfeccionar y adaptar las soluciones digitales en función de los resultados obtenidos y del feedback de los usuarios.
Se monitorean constantemente los indicadores clave de rendimiento (KPI) y se implementan ajustes y actualizaciones para maximizar la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.
La innovación juega un papel central en este proceso, impulsando la búsqueda constante de nuevas oportunidades y soluciones disruptivas.
Ejemplo: después de la implementación inicial, la empresa monitorea constantemente el rendimiento de la aplicación y recopila el feedback de los usuarios. Utilizan KPIs como el tiempo de entrega y la satisfacción del cliente para identificar áreas de mejora. Se implementan actualizaciones regulares para optimizar la funcionalidad de la aplicación y garantizar una experiencia de usuario fluida.
El proceso de desarrollo en la digitalización es dinámico y evolutivo, alimentado por la colaboración, la innovación y el compromiso con la excelencia.
A medida que las organizaciones y los procesos adoptan un enfoque integral hacia la digitalización, el proceso de desarrollo se convierte en un motor clave para impulsar el crecimiento y la competitividad en la era digital.
Digitalización – Algunos casos de Éxito
A continuación, encontrarán algunos casos prácticos donde la digitalización End-to-End ayudó en la transformación digital y mejora continua para algunas empresas.
Adidas
Adidas ha logrado una transformación digital exitosa, fundamental para mantener su competitividad en un mercado cada vez más digitalizado.
Uno de los principales desafíos fue cambiar la forma en que interactuaba con los clientes, migrando de un enfoque tradicional a uno digital, integrando redes sociales y comercio electrónico para ofrecer experiencias personalizadas.
Además, enfrentaron el desafío de integrar tecnologías digitales en su cadena de suministro, implementando sistemas de seguimiento en tiempo real y tecnologías de fabricación avanzadas como la impresión 3D.
Mantener la autenticidad de la marca fue otro reto, buscando equilibrar la adopción de nuevas tecnologías con la preservación de sus valores.
Como lecciones aprendidas, se destaca:
- El enfoque en la experiencia del cliente
- La colaboración con socios tecnológicos y startups
- Agilidad y adaptabilidad
- La integración tecnológica
- La utilización estratégica de datos
- Y el fomento de una cultura organizacional orientada a la innovación y el aprendizaje continuo en el proceso de digitalización.
Walmart
Walmart a lo largo de los años ha tratado de adecuar su sistema de ventas a varios canales digitales y físicos, la transformación digital integral de Walmart lo ha ayudado a competir en el mercado online y mejorar la eficiencia en sus operaciones.
Adaptarse a los cambios en los patrones de compra de los consumidores fue uno de los principales desafíos, así como integrar sus canales de venta físicos y digitales para ofrecer una experiencia de compra coherente.
Asimismo, afrontaron la competencia con empresas establecidas en el comercio electrónico, como Amazon, lo que los llevó a ampliar su catálogo, desarrollar su propia plataforma de eCommerce y adquirir empresas tecnológicas.
Como lecciones aprendidas, se destaca:
- Un enfoque centrado en el cliente
- La colaboración estratégica
- Optimización de la cadena de suministro
- El análisis de datos para la toma de decisiones
- La escalabilidad
- Y la promoción de una cultura de innovación y aprendizaje continuo en el proceso de digitalización.
McDonald’s
Un artículo de Forbes reseña cómo McDonald ‘s se ha adaptado a las necesidades cambiantes de los consumidores, mejorando la eficiencia en sus operaciones vía transformación digital.
Para ello, tuvieron que abordar el cambio en la experiencia del cliente, adoptando tecnologías como quioscos de autoservicio y aplicaciones móviles para pedidos personalizados.
La integración de estas tecnologías en la operación, así como la gestión de grandes volúmenes de datos para personalización y mejora de la eficiencia, también fueron desafíos importantes.
Como lecciones aprendidas, se destaca:
- Un enfoque en la experiencia del cliente
- Colaboración con proveedores tecnológicos
- La gestión estratégica de datos
- Agilidad y adaptabilidad
- Y la integración de canales para una experiencia consistente en el proceso de digitalización.
Los casos de éxito de Adidas, Walmart y McDonald ‘s destacan la importancia crucial de la digitalización como proceso estratégico para adaptarse a un entorno empresarial cada vez más digitalizado.
Estas empresas han demostrado que la transformación digital no es simplemente la adopción de tecnologías avanzadas, sino un cambio integral en la forma en que operan, interactúan con los clientes, colaboran entre departamentos y gestionan sus operaciones comerciales.
La digitalización ha sido clave para mejorar la experiencia del cliente, optimizar la cadena de suministro, tomar decisiones informadas basadas en datos y fomentar una cultura organizacional de innovación y aprendizaje continuo.
Transformando nuestro mundo a través de la digitalización - Conclusiones
En resumen, la digitalización es una revolución que abarca desde la conversión de datos analógicos, hasta la implementación de soluciones integrales End to End. Esta transformación permea todos los aspectos de nuestras vidas y de las operaciones empresariales, impulsando la eficiencia, coherencia e innovación.
La digitalización no se limita a la conversión de datos, sino que implica la transición de procesos analógicos hacia la esfera digital, afectando sectores clave como administración, educación, salud e industria.
Las etapas de captura de datos, almacenamiento, análisis y transformación, integración de sistemas y automatización son fundamentales en este proceso.
El desarrollo en la digitalización es dinámico, alimentado por la colaboración y la innovación, impulsando la competitividad y el crecimiento.
En conclusión, la digitalización no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también transforma nuestra forma de interactuar en un ecosistema empresarial cada vez más ágil, ofreciendo nuevas oportunidades y horizontes para el futuro.
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