Cliente: Alianza Fiduciaria
Industria: Servicios Fiduciarios
País: Colombia
Desafío: La gestión de compras era un proceso manual y fragmentado que generaba ineficiencias, retrasos y falta de trazabilidad, impactando la productividad y el control financiero.
Solución: Se implementó una plataforma automatizada basada en Power Apps y Power Automate, centralizando la gestión de compras, integrándose con los sistemas existentes y optimizando los flujos de trabajo.
Beneficios Clave: Mayor eficiencia operativa mediante la automatización de aprobaciones, reducción de errores humanos, integración con sistemas financieros y mayor visibilidad y control sobre el proceso de compras.
Tecnologías Utilizadas: Power Apps y Power Automate de Microsoft 365
Tendencias en Transformación Digital y Automatización de procesos de compras
Como sabemos la eficiencia operativa es clave para el éxito de cualquier empresa. La digitalización y automatización de procesos internos y la automatización de procesos de compras se han convertido en una prioridad para empresas que buscan optimizar su gestión, reducir costos y mejorar la toma de decisiones.
La adopción de plataformas low-code o no-code como Power Apps y Power Automate permite automatizar tareas repetitivas, reducir la carga operativa y mejorar la trazabilidad. La integración con sistemas existentes facilita la consolidación de datos y la transparencia en la gestión, asegurando mayor control y seguridad en la información financiera.
Empresas del sector financiero han comenzado a implementar estas soluciones para agilizar sus procesos administrativos, eliminando cuellos de botella y aumentando su capacidad de respuesta.
La automatización de compras no es solamente una mejora tecnológica, sino también una evolución cultural dentro de las organizaciones. En la industria fiduciaria, donde la trazabilidad y la seguridad son vitales, la adopción de estas herramientas representa un cambio de paradigma.
Hoy en día, las empresas enfrentan el reto de responder a clientes más exigentes, a entornos regulatorios más estrictos y a la necesidad de optimizar costos en medio de la incertidumbre económica. Digitalizar procesos administrativos como compras no solo agiliza las operaciones, sino que refuerza la confianza en la información financiera, al tiempo que libera talento humano para enfocarse en tareas de mayor valor estratégico.
Caso de Éxito
En línea con la tendencia de digitalización y automatización de procesos, Alianza Fiduciaria y Alianza Valores, un destacado grupo empresarial del sector financiero en Colombia, en colaboración con el CIDEI, han implementado una innovadora solución tecnológica para la automatización de procesos de compras. A través de Power Apps y Power Automate, han logrado transformar sus operaciones y elevar su eficiencia a nuevos niveles.
Alianza es líder en Colombia en soluciones de inversión y servicios financieros. Con una trayectoria sólida en el mercado, se ha posicionado como un referente en la industria, comprometida a proporcionar a sus clientes las mejores opciones para gestionar y maximizar sus inversiones. Especializada en una variedad de servicios financieros, Alianza se centra en ofrecer valor añadido a través de un profundo conocimiento del mercado y una dedicación inquebrantable a la satisfacción del cliente. Buscando simplificar y agilizar sus operaciones internas, necesitaban una solución que se integrara perfectamente con sus sistemas existentes, mantuviera altos estándares de seguridad y fuera fácil de usar para los empleados.
El proyecto se concibió con un enfoque integral, que no solo se limitaba a construir una aplicación de compras, sino a rediseñar todo el ciclo de adquisiciones de principio a fin. Para ello, Cidei llevó a cabo un análisis de procesos que permitió identificar puntos críticos: tiempos muertos, duplicidad de validaciones, ausencia de reportes en tiempo real y una comunicación que dependía de correos electrónicos, dificultando la trazabilidad.
El rediseño se materializó en un modelo AS IS vs TO BE, en el cual se contrastó el proceso inicial con el proceso optimizado. En el escenario inicial, cada paso de validación dependía de la interacción humana y del envío manual de información. En el escenario optimizado, las validaciones, bloqueos de presupuesto, notificaciones y registros quedaron automatizados dentro de la aplicación.
Esto permitió consolidar un ecosistema de gestión de compras que integra requisiciones, cuadros comparativos, órdenes de compra y proveedores en un solo flujo digital, reduciendo cuellos de botella y minimizando riesgos.
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Desafíos
La organización enfrentaba un proceso de compras altamente manual, fragmentado y propenso a errores, lo que generaba ineficiencias, falta de trazabilidad y una sobrecarga administrativa en la gestión de aprobaciones y seguimiento de adquisiciones. La validación del presupuesto, la selección de proveedores y la generación de órdenes de compra dependían de múltiples actores y herramientas desconectadas, lo que ocasionaba retrasos, inconsistencias y falta de visibilidad en el estado de las solicitudes.
El objetivo era transformar digitalmente este proceso mediante una herramienta que centralizará y automatizará la gestión de compras, reduciendo la carga operativa y minimizando los riesgos de error. La solución debía permitir a los usuarios realizar requisiciones, validar presupuestos, comparar proveedores y generar órdenes de compra de manera eficiente, con un alto nivel de control y transparencia. Además, era fundamental que la plataforma se integrará con los sistemas existentes y garantizara altos estándares de seguridad para proteger la información financiera y contractual.
En el proceso inicial la compra podría verse frenada en múltiples puntos. Desde la requisición hasta la emisión de la orden, las validaciones se repetían y los rechazos no tenían un sistema de seguimiento centralizado. Esto se traducía en:
- Reproceso administrativo: si una requisición era rechazada, debía reiniciarse casi desde cero.
- Dependencia de correos electrónicos: la comunicación con los solicitantes se daba por email, sin un historial centralizado.
- Múltiples criterios dispersos: las reglas de compra operativa y estratégica dependían de interpretaciones individuales.
El mayor reto radicaba en automatizar los procesos de Control, Registro y Gestión de Pagos, los cuales eran manuales y engorrosos, implicaban múltiples pasos de validación y generaban cuellos de botella administrativos. La ausencia de un flujo de trabajo digitalizado dificultaba el seguimiento en tiempo real y la toma de decisiones basada en datos. Para superar estos desafíos, la aplicación debía proporcionar flujos de trabajo integrados, automatización de validaciones presupuestarias y herramientas de comunicación en tiempo real para notificar aprobaciones o rechazos de manera ágil.
Solución
Cidei, en colaboración con Alianza, desarrolló una solución utilizando Power Apps y Power Automate de Microsoft, herramientas que vienen incluidas en la suite de Microsoft pero que no se utilizan por falta de capacidad técnica de las empresas.
Para poder hacer la automatización de procesos de compras, inicialmente, Cidei realizó un análisis exhaustivo del proceso de compras existente para identificar áreas de mejora y definir los requisitos funcionales. Luego, mediante el uso de Power Apps se desarrolló una aplicación que permitió la integración fácil con otros servicios de Microsoft y herramientas de terceros que Alianza ya tenía.
Adicionalmente, el recurso de Power Automate permitió la automatización de procesos que habilitaron a los empleados a enviar solicitudes que se procesaban y aprobaban digitalmente, eliminando la necesidad de documentación física y reduciendo significativamente los tiempos de espera. Además, proporcionaba visibilidad completa del estado de cada solicitud, facilitando un seguimiento más efectivo y una mejor gestión de los recursos. Esta automatización no solo optimizó los procesos, sino que también eliminó la mayoría de las tareas manuales, permitiendo un enfoque más estratégico en la gestión de compras.
La nueva aplicación incluyó cuatro módulos principales:
- Requisición: creación de solicitudes, adjuntos y validación automática de presupuesto.
- Cuadro comparativo: comparación de cotizaciones con criterios de precio, tiempo de entrega y sostenibilidad.
- Orden de compra: formalización digital, generación de documentos en PDF y trazabilidad completa.
- Proveedor: registro y actualización de estados, notificaciones automáticas de vencimiento y control centralizado.
La implementación no fue únicamente un ejercicio de tecnología, sino también de gestión del cambio. Uno de los factores clave fue preparar a los equipos para adoptar la nueva herramienta y dejar atrás prácticas tradicionales. Alianza y Cidei trabajaron de la mano en sesiones de capacitación y acompañamiento, asegurando que cada usuario entendiera cómo la aplicación simplificaba su trabajo diario.
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Beneficios de las Herramientas de Microsoft
La implementación de herramientas de Microsoft permiten mejorar significativamente los procesos internos de una organización sin incurrir en costos adicionales a los de las licencias de Microsoft. A continuación, se detalla cómo estas herramientas transforman las operaciones:
- Automatización de Tareas Repetitivas: Reducción significativa del tiempo dedicado a actividades manuales y propensas a errores, permitiendo que los empleados se enfoquen en tareas estratégicas.
- Mejora de la Eficiencia Operativa: Optimización de los flujos de trabajo, aumentando la rapidez y precisión en la gestión de solicitudes y aprobaciones, mejorando la productividad y capacidad de respuesta.
- Integración con Sistemas Existentes: Facilitando la implementación sin reestructurar los sistemas actuales, asegurando compatibilidad y coherencia de datos.
- Transparencia y Control: Mayor visibilidad sobre las operaciones internas, permitiendo un mejor control y gestión de actividades, y facilitando la toma de decisiones informadas.
- Reducción de Errores Humanos: Aumento de la precisión y consistencia en la ejecución de tareas, resultando en operaciones más fiables y de alta calidad.
- Escalabilidad y Flexibilidad: Soluciones escalables y personalizables, adaptándose a las necesidades cambiantes sin desarrollos costosos o complejos.
- Facilidad de Uso y Acceso Remoto: Plataformas intuitivas y accesibles remotamente, cruciales en entornos de trabajo actuales con movilidad y trabajo remoto.
En términos cuantitativos, Alianza experimentó:
- Reducción del 60% en los tiempos de aprobación de compras.
- Ahorro administrativo al disminuir el uso de papel y procesos manuales.
- Trazabilidad total en cada requisición y orden, lo que fortaleció los procesos de auditoría interna.
Más allá de la reducción de tiempos y errores, la aplicación tuvo un impacto positivo en la cultura interna. Los equipos de compras y finanzas ahora pueden enfocarse en actividades estratégicas como la negociación con proveedores o la planificación de gastos, en lugar de invertir tiempo en validaciones manuales.
Los empleados también perciben un entorno más claro y justo: cada solicitud queda registrada en un sistema único, lo que elimina dudas sobre el estado de una compra y brinda confianza en la trazabilidad del proceso.
Proyectos Futuros
Basándose en el éxito del proyecto de optimización de procesos internos, Alianza y Cidei están planificando expandir esta colaboración para abordar otras áreas críticas de la organización. Los próximos proyectos se centrarán en continuar mejorando la eficiencia y gestión interna mediante soluciones tecnológicas avanzadas que permitan mejorar significativamente la gestión de documentos, permitiendo un acceso más rápido y seguro a la información corporativa. Estos esfuerzos conjuntos buscan consolidar una transformación digital integral, potenciando la competitividad y capacidad de respuesta de la organización en un entorno empresarial dinámico.
El éxito del proyecto abrió la puerta a nuevas conversaciones en Alianza. Hoy, la organización no solo piensa en optimizar sus procesos administrativos, sino en cómo la automatización puede convertirse en un motor de innovación interna.
Este proyecto también consolida a Alianza como pionera en la modernización de procesos fiduciarios en Colombia. Al adoptar soluciones de automatización con un enfoque práctico y orientado a resultados, la organización demuestra que es posible innovar de manera ágil sin comprometer la seguridad ni la confiabilidad. La experiencia con Cidei se convierte en un referente para otras entidades del sector que buscan mejorar su competitividad y responder a los nuevos desafíos del mercado. De esta forma, Alianza no solo optimiza su operación, sino que fortalece su reputación como líder en innovación y eficiencia dentro de la industria financiera.
En este sentido, el caso de Alianza demuestra que la automatización es también una herramienta de motivación y empoderamiento del talento humano, un paso hacia organizaciones más ágiles y resilientes frente a los desafíos del mercado.
Si su organización busca reducir la carga operativa y optimizar sus procesos internos, el servicio de Automatización de Procesos de Cidei le ayudamos a lograrlo mediante soluciones de automatización que eliminan tareas manuales, mejoran la trazabilidad de la información y aumentan la eficiencia en toda la cadena administrativa.
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