Las herramientas de vigilancia tecnológica e Inteligencia competitiva son herramientas fundamentales propias de la gestión de calidad de las empresas de alto nivel y aplicables a cualquier tipo de negocio.
Y es que en la actualidad, los desafíos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación (I+D+i) que afrontan las empresas mantienen una relación directa con la creciente necesidad de acceso, selección, aprovechamiento y gestión inteligente de datos para la toma de decisiones mejor informadas. Una necesidad que se suple con herramientas de vigilancia tecnológica.
Esta entrega se plantea un acercamiento a algunas de las herramientas de la vigilancia tecnológica y a recursos digitales de gran utilidad para realizar estudios estratégicos adaptables en diferentes campos de interés: empresariales, de mercado y académicos.
Entre estas herramientas de vigilancia tecnológica se presentan:
- Fuentes y buscadores de información
- Ecuaciones de búsqueda
- Formatos de definición de necesidades
- Gestores bibliográficos
- Patentamiento
No sin antes repasar el concepto de vigilancia tecnológica y su contexto en los proyectos I+D+i.
¡Buena lectura!
Reconozca la importancia de la vigilancia e inteligencia competitiva en las organizaciones.
En primer lugar: ¿De qué se trata la vigilancia tecnológica?
Vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva no son temas nuevos, han sido empleados por las empresas en todo el mundo por décadas inicialmente como formas de sistemas de inteligencia de la información.
Es así como los catedráticos Pedro Moya y Fabio Moscoso de la Universidad EAN citan cómo desde el año 1989 expertos proponían las herramientas y metodologías de vigilancia tecnológica como una función que posibilita el análisis del comportamiento innovador en un sector o industria, a través de la exploración permanente y sistemática de fuentes de información como:
- Libros
- Periódicos
- Whitepapers
- Revistas científico-técnicas
- Estudios de caso
- Publicaciones gubernamentales
- Patentes
- Documentos técnicos
- Entrevistas
- Resúmenes de eventos y ferias
- E incluso literatura gris (o aquella que no se difunde por canales formales)
Todo con el propósito de examinar tendencias en consumo, servicios y productos existentes, acciones de la competencia, tecnologías incorporadas y con ello, guiar estrategias, tácticas y hojas de ruta para posicionarse respecto a los competidores.
La información recabada a través de estas fuentes permite reconocer la existencia de diferentes tópicos de valor para desarrollar procesos y herramientas inherentes a los datos que facilitan la consecución de objetivos tácticos y estratégicos, así como la necesidad de estructurar una hoja de ruta metodológica coherente para alcanzar un resultado que favorezca a su organización y le de valor a su negocio.
La firma española Cluster Energy define a la vigilancia tecnológica como un proceso sistemático, selectivo y permanente de recolección, selección, análisis y difusión de información al exterior e interior de la organización sobre ciencia, tecnología e innovación (CTeI), todo con el propósito de convertirla en conocimiento de valor para anticiparse a los cambios de un mercado y tomar decisiones con menor riesgo.
Herramientas de vigilancia tecnológica en el contexto I+D+i
El reconocimiento del potencial de los datos vía herramientas de vigilancia y la creación de capacidades analíticas (Analítica de Datos) para su uso eficiente, se ha convertido en un requisito de sobrevivencia de las empresas en los mercados, las formas de intercambio y los nuevos circuitos económicos y de administración que implican.
Se trata de una estrategia cuya correcta implementación marca una distancia entre las empresas que están preparadas para responder a las demandas de las sociedades actuales y aquellas que ni siquiera lo intentan.
En este contexto, el éxito de los proyectos de I+D+i dependerá en gran medida de la posibilidad de:
1) El acceso a datos e información
2) La adecuada selección e interpretación de fuentes e información de calidad
3) La creación de nueva información de valor para la toma de decisiones
4) La movilización de recursos e instrumentos de gestión que permitan crear un base robusta desde la estructuración hasta las etapas de seguimiento y cierre de los proyectos
Es la Vigilancia Tecnológica uno de los pasos previos fundamentales para que cualquier metodología de analítica de datos y cultura data driven cumplan con su propósito.
Las organizaciones que han emprendido esfuerzos para la maduración y consolidación de sus capacidades de I+D+i consideran la Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva como ejes estructurales en las fases iniciales de la formulación de proyectos e iniciativas que buscan crear valor en sus negocios y aportar en su desarrollo y competitividad.
En síntesis, el monitoreo sistemático del entorno, inherente a la vigilancia tecnológica, redunda en un valor estratégico que permite anticiparse a los cambios, aprovechar oportunidades de innovación y posicionar liderazgos en I+D+i.
1: ¿Dónde realizar búsquedas de información? - Fuentes y buscadores de información
El acceso a información abierta disponible en la web es amplio, pero seleccionar las fuentes y espacios que centralizan datos e información de verdadero valor y credibilidad sobre temas particulares siempre será un desafío.
La vigilancia tecnológica acude a diferentes recursos para realizar esquemas de búsqueda de información que deben ser estructurados por las personas o equipos de trabajo o investigación encargados.
Fuentes de información útiles en estudios de vigilancia tecnológica
La naturaleza de la información nos permite acotar las fuentes a las que debemos acudir y en vigilancia tecnológica se accede tanto a fuentes primarias tanto como secundarias (Ver Tabla 1)
Fuentes primarias
Fuentes secundarias
Resultados de encuestas, censos, entrevistas o encuestas elaboradas
Levantamiento de información a través de metodologías cualitativas, cuantitativas
Resultados de estudios de mercado o Benchmarking por parte de los departamentos de encargados o consultores.
Estas Fuentes son diversas, pero tienen en común que son desarrolladas por terceros. Ej.
Informes de grandes consultores y artículos de investigación entre otros
Tabla 1. Ejemplos de fuentes de información primaria y secundaria. Elaboración propia (Cidei).
Bases de datos, repositorios y plataformas académicas
Existen diferentes buscadores y repositorios a los que podemos acudir para encontrar información específica de acuerdo con la temática de interés, que dependerá del objeto de estudio, los intereses de investigación y la posibilidad de acceso.
Algunos recursos disponibles en la web son gratuitos y de buena calidad, otros requieren suscripción mensual o pago por descarga.
Si en algún momento ha estado vinculado a una institución de educación superior (IES), seguramente a través de su correo institucional tendrá acceso a bases de datos de investigaciones y estadísticas que las instituciones pagan de manera anual. El acceso que otorga este correo generalmente es vitalicio.
Algunas IES disponen de herramientas denominadas descubridores o repositorios que son buscadores que cruzan información disponible tanto en revistas científicas como de libros electrónicos (ebooks), entrevistas a expertos, tesis y otros formatos como audio y video.
Existen plataformas académicas que almacenan entre otros valiosos recursos:
- Resultados de investigación
- Informes
- Artículos de ponencias
- Libros o capítulos de libros especializados
- Resúmenes de eventos
- Mapas
- Bases de datos
- Publicaciones de entidades gubernamentales
Todos representan excelentes recursos, en su mayoría, de descarga gratuita con información relevante.
2: ¿Cómo realizar búsquedas específicas?: Ecuaciones de búsqueda
Otra excelente herramienta que puede emplear en su estrategia de vigilancia tecnológica son las ecuaciones de búsqueda.
De acuerdo con la Universidad Estatal de Portland, en general, las bases de datos utilizan ‘búsquedas booleanas’, un medio estructurado para crear una ecuación de búsqueda.
Algunas bases de datos disciplinarias tienen encabezados de materias como conjuntos de términos para describir determinados temas, estos se denominan tesauros y pueden mejorar la relevancia de los resultados de búsqueda.
3: ¿Qué información buscar? Identificación del estudio a realizar
Aquí otra práctica de vigilancia tecnológica útil.
Internet es un ecosistema que cumple el rol de pasarela de impensables volúmenes de información que deben ser filtrados al momento de realizar procesos de búsqueda. Los criterios de selección de la información dependen de los objetivos de la vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva.
Asimismo, es necesario describir el tema central de estudio y las cuestiones o subtemas a vigilar en detalle.
Para ello, es importante identificar cuestiones, pilares de contenido o ejes temáticos críticos a vigilar con respecto a factores críticos que luego se convertirán en preguntas que deberán ser resueltas al final de la vigilancia tecnológica.
A continuación, es necesario definir las palabras claves que permitirán resolver:
- Los cuestionamientos o ejes temáticos planteados
- Las fuentes sugeridas
- Autoridades o expertos en la temática
- Y las herramientas de búsqueda a las que tiene acceso y aquellas que puede llegar a conseguir.
Todo lo anterior debe ser definido en un formato que contenga los campos necesarios para consignar cada ítem. Lo allí consignado debe dar cuenta bien sea como resultado de sesiones de trabajo colaborativo, en los equipos de trabajo o en jornadas de trabajo autónomo por parte de la persona encargada.
¿Cómo logramos sacarle provecho a los datos disponibles de nuestra empresa? Conozca aquí herramientas de la Analítica de Datos e impulse su negocio
4: ¿Cómo organizo la información que encuentro? - Gestores bibliográficos
Los hallazgos del proceso de búsqueda de datos e información deben ser gestionados para realizar una selección rigurosa de su pertinencia, teniendo presente los objetivos y preguntas establecidas para el alcance del estudio.En herramientas de vigilancia tecnológica y sus buenas prácticas, la recopilación y organización de información es tan importante como cualquier otra.
Los gestores bibliográficos son softwares que pueden marcar la diferencia al momento de hacer seguimiento de las referencias y crear bibliografías.
Ellos permiten encontrar con rapidez y facilidad la información que se necesita, sin dedicar tiempo buscando resultados interminables.
Para la firma de marketing G2, estas herramientas pueden actuar como un contenedor de fuentes para proyectos a largo plazo. Las características comunes de los gestores bibliográficos incluyen, entre otras: la búsqueda avanzada, las bibliotecas de referencia y el historial de versiones.
Además, los gestores bibliográficos pueden servir para algo más que fines académicos, presentaciones comerciales o de informes que pueden beneficiarse de una cita adecuada.
Estos programas informáticos especializados en gestión de información pueden conectar equipos con servidores en la nube, dejando a disposición de las organizaciones acceso completo a recursos y artículos confiables.
Según las características de la herramienta, esta se puede integrar con el almacenamiento y uso compartido de archivos o la creación de documentos, herramientas, o como parte de un navegador de Internet.
La versatilidad del almacenamiento y la facilidad de acceso en consultas posteriores hace de estas herramientas de vigilancia tecnológica un gran aliado en los estudios.
5: ¿Qué otra información puede ser útil? Patentamiento
El último recurso de vigilancia tecnológica considerado útil, pero no menos importante para obtener información de valor en los procesos de inteligencia de la información es el el seguimiento de la actividad patentable.
La actividad patentable es de especial importancia sobre todo en temas que involucran desarrollos tecnológicos recientes y desarrollo de prototipos.
Herramientas de búsqueda y seguimiento de actividad patentable
De acuerdo con la Oficina de Marcas y Patentes de EE.UU. (USPTO) existen diferentes centros de recursos de patentes y marcas, boletines oficiales, sistemas de datos de examen de patentes y dossiers globales que permiten la búsqueda pública de patentes. Actualmente existen diversos buscadores de acceso libre y pagos que permiten realizar búsquedas de patentes que vale la pena indagar para incluirlos como un componente de análisis dentro de los estudios de vigilancia tecnológica.
Luego de identificar las patentes relacionadas con los intereses de la vigilancia tecnológica se deberán hacer análisis básicos y /o especializados, de primero y/o segundo nivel, para definir un marco de histórico y de actualidad de las tendencias, actores, técnicas, métodos y metodologías protegidas en términos de uso y distribución.
Herramientas de Vigilancia Tecnológica – Pensamiento final
Como habrá podido apreciar, existen distintas herramientas y recursos digitales de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva que permiten que la estrategia de inteligencia de la información se estructure con base en criterios metodológicos coherentes con las necesidades y requerimientos definidos por las organizaciones, grupos o personas interesadas.
La toma de decisiones informada asegura el éxito de los proyectos de I+D+i y sólo mediante un estudio de vigilancia tecnológica estructurado se podrán tener resultados favorables para las empresas.
En esta entrega se han presentado, de manera general, los que el Cidei considera herramientas de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva imprescindibles. Sin embargo, su uso adecuado no es sencillo, requiere de experticia y conocimientos especializados.
Cidei ha adoptado la vigilancia tecnológica como parte de sus pilares de gestión y por ello está capacitado con profesionales de alto nivel, cuyo dominio de estas herramientas ha permitido fortalecer los servicios dirigidos a grandes, medianas y pequeñas empresas de diferentes sectores.
El Cidei cuenta con decenas de implementaciones y proyectos exitosos en empresas e instituciones que han confiado en la vigilancia tecnológica como un recurso valioso para el desarrollo y competitividad de sus organizaciones.
Para aclarar dudas, ampliar o implementar la información aquí contenida no dude ponerse en contacto a través de algunos de los canales de comunicación que disponemos para ustedes.
¡El conocimiento y manejo adecuado de la información es poder!
Capacite a su empresa en Vigilancia Tecnológica
