Estructura de un proyecto CTeI
Disciplina y rigurosidad son siempre bienvenidas por cualquier ente o institución que evalúe un proyecto CTeI (Ciencia, Tecnología e Innovación) de allí la importancia de conocer los elementos de su estructura.
Y es que en toda convocatoria CTeI, el proyecto siempre será un elemento fundamental que puede marcar la diferencia entre una idea y una solución tecnológica disruptiva.
Toda institución y ente de decisión o certificación evaluará con rigor, entre otros elementos:
- Cómo se realizará el proyecto
- Qué recursos son necesarios
- En qué horizonte temporal
- Cuáles son los estudios realizados que soportan la ejecución del proyecto
- A quienes impactará
- Viabilidad técnica y de mercado
Entre muchos otros aspectos.
Para el sitio Project Engineer de River Green Software un proyecto debe estar estructurado y escrito con suficiente detalle para comunicar a las instituciones de apoyo gubernamental, bancos, ejecutivos, inversores y partes interesadas cómo se gestionará y ejecutará la serie de actividades que darán lugar al nuevo prototipo, producto, servicio o resultado.
Para dar una orientación sobre la correcta estructuración de proyectos de cara a las convocatorias del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (CTeI) a continuación se revisarán los principales elementos de la estructura de un proyecto, no sin antes hacer un breve repaso de su definición.
¿Qué es un proyecto?
El diccionario de Cambridge define proyecto como:
“Un trabajo planificado o una serie de actividades que se espera culminar durante un período de tiempo específico y que tiene la intención de lograr un propósito en particular”.
De esta definición podemos inferir que el proyecto es algo puntual, una serie de actividades que se ejecutan en un horizonte de tiempo definido y con objetivos claros.
Otra definición de proyecto a modo general es:
“Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios”.
Este concepto da cuenta de que un proyecto está relacionado a la elección de un método o metodología y un esclarecimiento de recursos que llevará a su ejecución.
Ahora bien, no se encuentra en esta definición que un proyecto se inicia por la presencia de un motivo, por lo cual se podría modificar el concepto, así:
“Idea de una cosa que se piensa hacer para atender a un problema u oportunidad, para la cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios”.
Un Proyecto, o mejor dicho la estructuración de un proyecto, plantea una situación insatisfactoria u oportunidad no atendida que será mejorada o aprovechada mediante una solución.
Retomando la definición de Cambridge, se establece en un proyecto que la correcta materialización de solución necesita la ejecución de una serie de pasos en un orden definido, donde estos pasos involucran recursos idóneos, que pueden ser:
- Máquinas o equipos
- Instalaciones
- Personal experto
- Capacidades particulares, entre otros.
También se tiene que el proyecto plantea objetivos y resultados que en conjunto atienden a la situación insatisfactoria u aprovechan la oportunidad identificada y sirve para corroborar su ejecución.
Principales elementos que no pueden faltar en la estructura de un proyecto
1. Problema o necesidad
Se mencionó en la anterior definición que un proyecto requiere identificar y definir un motivante para su ejecución, este puede estar dado por una situación insatisfecha o por la identificación de una oportunidad.
En proyectos de Ciencia, Tecnología e Innovación – CTeI la problemática debe enfocarse a mostrar que la situación no ha sido atendida, esto incluye revisar:
- Justificación e importancia del tema a tratar
- Estudios previos realizados
- Delimitación de un problema o necesidad
- Y cómo la materialización del proyecto resolverá la necesidad.
Durante la estructuración de proyectos se sugiere un enfoque desde lo global hacia lo particular e iniciar con una identificación que permita mostrar el tema y sus posibles orígenes.
Luego es oportuno mostrar los estudios y antecedentes de proyectos que den cuenta del nivel de conocimiento o información que se tiene sobre la situación.
Hecho lo anterior, se debe realizar una delimitación mediante un foco en los aspectos concretos del tema que se tratará con el proyecto, es común identificar un gran problema y mediante el proyecto atacar elementos causales particulares.
Por último, se suele cerrar mediante una evaluación de pertinencia o relevancia del problema, esto es, responder por qué la inversión en tiempo, dinero y otros recursos valen la pena.
Para facilitar esta parte de la formulación se pueden encontrar herramientas aliadas que permitan una definición e identificación de relaciones causa efecto como son:
- El árbol de problema
- Metodología de los 5 por qué (5 Whys)
- Diagrama causa efecto o ‘espina de pescado’.
2. Solución (Producto, servicio o mejora)
La solución debe mostrar la idea central de lo que se pretende hacer, aquí se muestran:
- Las características
- Conceptos
- Atributos
- Funcionalidades de la propuesta
Para el Programa de Apoyo a la Docencia, Investigación y Difusión de las Artes del Gobierno de México (Cenart), esta sección de la formulación detalla los logros concretos y observables de las acciones del proyecto.
Debe dar respuesta a qué se quiere hacer en el proyecto y mostrar sus ventajas..
Es importante resaltar cómo la solución responde a cada causa identificada en la problemática y cómo se gestionan los motivos de los interesados en el proyecto.
De igual manera, la solución mostrará el valor que genera el proyecto mediante argumentos y razones que se apoyen en datos y fuentes confiables.
3. Los objetivos
Los objetivos en la estructuración de proyectos expresan lo que se quiere alcanzar con su ejecución y orientan el desarrollo de todas las actividades.
Debe haber un objetivo general factible, medible y congruente, y al momento de su redacción resulta útil identificar qué se pretende hacer y para qué se hace, también puede resultar útil plantear cómo se piensa hacerlo.
Junto al objetivo general se plantean objetivos específicos, los cuales permiten identificar los hitos del proyecto y la identificación progresiva de cómo se alcanza el objetivo general.
No es recomendable plantear más de cinco objetivos específicos ya que una cantidad mayor lleva a dificultades al momento de acotar el proyecto y puede generar un enfoque donde los objetivos queden al nivel de actividades, procesos o procedimientos.
Entre las estrategias de mayor uso al momento de plantear objetivos se encuentra el planteamiento tipo SMART, el cual, es un acrónimo en inglés para indicar que los objetivos deben ser:
- Específicos (Specific)
- Medibles (Measurable)
- Alcanzables (Achievable)
- Relevantes (Realistic)
- Y temporales (Time-Bound)
4. Marco Metodológico
Una vez se plantean los objetivos en la estructuración de un proyecto CTeI, se debe establecer la metodología del proyecto.
Es recomendable construir la metodología por fases atendiendo a los objetivos específicos, donde se identifique para cada uno el camino a seguir mediante la descripción de:
- Métodos
- Procedimientos
- Acciones u operaciones
- Técnicas cuantitativas y cualitativas
- Actores involucrados
- Herramientas a usar, entre otros.
Al momento de la formulación es importante no limitarse a una lista de actividades, ya que esto se hace en el cronograma del proyecto.
5. Cronograma de actividades
En esta fase de la estructura de un proyecto CTeI se definen:
- Los entregables
- Tareas para cada entregable
- Fechas de vencimiento para cada tarea y entregable
- Y quién los completará.
La firma y software especializado en gestión administrativa Freshbooks recomienda dividir cada entregable en tareas manejables, así será más fácil cumplir con los objetivos del proyecto.
Además es muy importante establecer las fechas de vencimiento específicas para cada tarea y quién las completará. Al mencionar responsables, se evitarán malentendidos más adelante.
Toda esta información se resume y se presenta a través de un diagrama de Gantt, tal como el que se muestra en la figura a continuación:
Herramienta de Diagrama de Gantt para Cronograma de un Proyecto
6. Roles y responsables
En el cronograma de actividades se mencionan responsables, pero es necesario ir más allá. En la correcta estructuración de un proyecto se deben definir roles y/o funciones.
Tanto la definición del equipo de trabajo como el presupuesto se encuentran relacionados con la metodología, esto ocurre porque la forma en la cual se indica cómo se desarrollará el proyecto debe contemplar los recursos con los cuales se cuenta.
Para el equipo de trabajo se debe especificar los colaboradores necesarios, explicando para cada uno la formación, la experiencia y el rol y una lista de responsabilidades de cara al proyecto.
Al definir el equipo de trabajo debe quedar claro que es suficiente y capaz de realizar las actividades que dan alcance a los objetivos planteados bajo la metodología propuesta.
7. Estimación de costos y presupuesto
El presupuesto lleva el mismo enfoque que el equipo de trabajo, es decir, debe guardar una estrecha relación con la metodología planteada.
Además el cronograma y el presupuesto se relacionan, como advierte Project Engineer, ya que el tiempo implica dinero, y si un proyecto se retrasa, es probable que también se excedan las partidas dinerarias.
Es conveniente separar el presupuesto por rubros, dado que esto facilita su construcción. Entre los principales rubros a incluir se encuentran:
- Permisos y certificaciones
- Consultorías
- Equipos
- Software
- Adecuación de instalaciones
- Personal calificado
- Capacitaciones
- Certificaciones
- Divulgaciones
- Y gastos de administración, sólo por nombrar algunos.
En entornos de inflación es conveniente considerar el aumento en el índice general de precios durante la vida del proyecto y para cada uno de los rubros; para así evitar quedar sin presupuesto en cualquier fase de la ejecución.
8. Factibilidad de mercado
La evaluación o factibilidad del mercado permite conocer el entorno en el cual se desarrollará el proyecto y de esta manera realizar una planeación adecuada que guarde coherencia entre los resultados e impactos.
La evaluación del mercado debe explicar:
- Las características de tamaño o alcance geográfico
- Beneficiarios, clientes o usuarios
- Sus características demográficas
- Preferencias de consumo
Entre otros aspectos del público objetivo.
Adicionalmente, es recomendable una separación que permita identificar y cuantificar:
- El mercado total
- La porción ya atendida por la competencia
- Productos o servicios sustitutos
- El mercado al que se puede servir con el nuevo desarrollo
- Y el mercado que se puede conseguir con la solución.
9. Los resultados
Los resultados de un proyecto de CTeI deben ser planteados como productos medibles y cuantificables con una relación directa con los objetivos y la metodología.
Algo que se logra al plantear al menos un resultado por objetivo específico y dejar por sentado en la metodología de qué manera y en qué momento se alcanzarán los resultados.
Aquí luce conveniente el diseño e implementación de un cuadro de indicadores clave de desempeño (KPIs).
En resumen, los resultados e indicadores para su medición deben ser alcanzables en el marco del desarrollo y horizonte temporal del proyecto, guardar relación con la metodología y evidenciar el cumplimiento de los objetivos.
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Elementos de la estructura de un proyecto CTeI - Conclusiones
Todo lo que hemos presentado corresponde con una guía más no una regla absoluta, la estructuración de un proyecto de ciencia, tecnología e innovación cambia según la temática del proyecto y particularidades puntuales.
Sin embargo, se puede decir que una estructuración rigurosa, sobre la cual se fundamentan los entes gubernamentales para emitir sus certificaciones, avales o aprobaciones involucran los elementos mencionados en este artículo.
Aun así, se debe considerar que la estructura de un proyecto para una convocatoria CTeI puede requerir items fusionados, por ejemplo la solución y evaluación de mercado; cronograma + presupuesto o metodología y resultados.
Y por el contrario, un ítem particular puede solicitarse de manera mucho más disgregada, por esto es importante documentarse con los términos de referencia de cada convocatoria e institución específica y ajustarse según la documentación y publicaciones relacionadas.
