Cliente: Alianza Fiduciaria
Industria: Servicios financieros y fiduciarios
País: Colombia
Desafío: El seguimiento de obligaciones tributarias dependía en gran medida de actividades manuales y archivos de Excel, lo que incrementaba la carga operativa, dificultaba la centralización de la información y generaba riesgos asociados a errores de digitación, seguimiento y control de vencimientos.
Solución: Cidei y Alianza Fiduciaria desarrollaron una solución basada en Microsoft Power Apps y Power Automate para centralizar la gestión tributaria, automatizar actividades de seguimiento y notificación, facilitar el procesamiento de información y mejorar la trazabilidad del proceso.
Beneficios clave: Incremento del 60 % en la productividad del equipo, reducción cercana al 100 % de los errores humanos asociados a actividades manuales, mayor trazabilidad de las obligaciones tributarias, mejor control de vencimientos y una visión centralizada de la operación.
Tecnologías utilizadas: Microsoft Power Apps, Power Automate y herramientas del ecosistema Microsoft 365.
Automatización del proceso tributario: de la gestión manual a un modelo más eficiente y controlado
La transformación digital de una organización no necesariamente comienza con grandes cambios en su infraestructura tecnológica. En muchos casos, las oportunidades de mayor impacto se encuentran en procesos cotidianos que han crecido con el tiempo y que todavía dependen de hojas de cálculo, correos electrónicos, registros manuales y del conocimiento individual de los colaboradores.
En áreas administrativas y financieras, esta situación puede representar mucho más que una pérdida de tiempo. Cuando un proceso involucra fechas de vencimiento, asignación de responsables, presentación de información ante diferentes entidades y seguimiento permanente de obligaciones, contar con información dispersa aumenta la complejidad de la operación y hace que una parte importante del esfuerzo de los equipos se destine al control operativo.
El proceso tributario es un buen ejemplo. La precisión y la oportunidad son fundamentales: cada obligación debe gestionarse dentro de unos tiempos determinados, con responsables claramente identificados y con información disponible para conocer su estado. Por esta razón, la dependencia excesiva de controles manuales puede convertirse en un riesgo para la organización y, al mismo tiempo, limitar la capacidad del equipo para concentrarse en actividades de mayor valor.
En este contexto, la automatización del proceso tributario se convierte en una oportunidad para disminuir tareas repetitivas, fortalecer el seguimiento y consolidar la información en un entorno más estructurado. Este fue uno de los retos identificados por Alianza Fiduciaria, organización del sector financiero que ya venía avanzando junto con Cidei en la automatización y optimización de diferentes procesos internos.
Esta transformación no comenzó con el proceso tributario. Cidei y Alianza ya habían trabajado conjuntamente en otras iniciativas, entre ellas la automatización del proceso de compras, una experiencia que permitió demostrar cómo las herramientas low-code podían utilizarse para resolver necesidades operativas concretas y generar mejoras visibles para los usuarios.
A partir de estos aprendizajes surgió una nueva oportunidad: llevar la automatización al proceso tributario y construir una herramienta que permitiera pasar de una operación apoyada principalmente en archivos dispersos y seguimiento manual a un entorno centralizado, trazable y con mayor capacidad de automatización.
El objetivo no era simplemente reemplazar Excel por una aplicación. El verdadero reto consistía en transformar la forma en que se administraba la información tributaria, reduciendo tareas repetitivas y proporcionando al equipo mejores herramientas para anticiparse a las actividades críticas de la operación.
El desafío: reducir el riesgo y la carga operativa de un proceso basado en controles manuales
Alianza Fiduciaria identificó que una parte importante de la gestión de sus obligaciones tributarias dependía de controles manuales. Los equipos utilizaban diferentes archivos para organizar información, realizar seguimiento a fechas, distribuir responsabilidades y verificar el avance de las actividades. Estas herramientas habían permitido soportar la operación durante años, pero a medida que aumentaban el volumen de información, el número de obligaciones y las necesidades de seguimiento, también crecía el esfuerzo necesario para mantener los registros actualizados. La información podía existir, pero consultarla y consolidarla requería tiempo.
Conocer rápidamente qué actividades estaban pendientes, cuáles se aproximaban a una fecha crítica, quién era responsable de determinada gestión o cuál era el estado general de un proceso podía implicar revisar diferentes registros y depender de actualizaciones realizadas manualmente. Una primera dificultad era la fragmentación de la información. La existencia de diferentes archivos y controles hacía necesario revisar, actualizar y cruzar datos para obtener una visión consolidada de la operación.
A esto se sumaba la dependencia del seguimiento humano. Una fecha registrada en una hoja de cálculo solamente genera valor si alguien consulta el archivo, identifica su proximidad y realiza la acción correspondiente. Cuando el número de actividades aumenta, confiar exclusivamente en este tipo de revisión exige una atención permanente y dificulta mantener un control de vencimientos tributarios consistente. También existía una carga importante asociada con la digitación y creación repetitiva de información. En periodos con mayores volúmenes de obligaciones, crear registros de manera individual podía representar horas de trabajo operativo y aumentar la exposición a inconsistencias.
Finalmente, la información distribuida dificultaba la trazabilidad integral del proceso. Para líderes y responsables era importante contar con una visión común que permitiera conocer el estado de las actividades, anticipar situaciones que requerían atención y facilitar la distribución del trabajo. Fortalecer la trazabilidad de las obligaciones tributarias era, por tanto, uno de los elementos fundamentales de la transformación.
El desafío no consistía únicamente en digitalizar una lista de obligaciones. Era necesario diseñar una solución capaz de atender simultáneamente cuatro necesidades: centralización, automatización, trazabilidad y facilidad de uso.
Esta necesidad coincide con una tendencia más amplia en las áreas tributarias. La transformación digital de la función fiscal requiere combinar tecnología con revisión de procesos, gestión de información, responsabilidades claras y capacidades organizacionales. Deloitte aborda precisamente este enfoque en su análisis sobre tendencias de transformación fiscal 2025.
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La solución: una plataforma para centralizar y automatizar la operación tributaria
Cidei trabajó junto con el equipo de Alianza Fiduciaria para entender cómo funcionaba el proceso antes de definir la solución tecnológica. Este punto fue fundamental. Automatizar un proceso sin comprender previamente su lógica puede simplemente trasladar sus ineficiencias a una herramienta digital. Por esta razón, el proyecto partió del entendimiento de las actividades, responsabilidades, necesidades de información y situaciones que generaban mayor carga operativa.
A partir de este análisis se construyó una solución en Power Apps que permitió reunir diferentes componentes de la gestión tributaria dentro de un mismo entorno y fortalecer la gestión de impuestos con Power Apps de una forma más estructurada y centralizada.
Desde allí, los usuarios pueden consultar las obligaciones que les corresponden, acceder a información relevante para su gestión, identificar fechas importantes y actualizar el estado de las actividades. Al mismo tiempo, los responsables del proceso pueden tener una visión más amplia de la operación y gestionar las asignaciones correspondientes.
La información relacionada con obligaciones tributarias y procesos de información exógena se estructuró de manera que cada tipo de actividad pudiera gestionarse de acuerdo con sus necesidades, disminuyendo la dependencia de múltiples archivos independientes. Otro componente importante fue la gestión de responsabilidades y permisos. La solución permite controlar el acceso a la información de acuerdo con los perfiles definidos y facilita los procesos de incorporación o reasignación de usuarios. También se contempló el seguimiento de requerimientos y actividades tributarias relacionadas, consolidando información relevante para conocer responsables, estados y tiempos de atención. Sin embargo, una de las principales transformaciones ocurrió detrás de la interfaz.
Mediante Power Automate se implementaron automatizaciones para apoyar distintas actividades operativas. Este uso de Power Automate para procesos financieros permitió identificar situaciones que requieren atención, generar notificaciones relacionadas con próximos vencimientos, apoyar cambios de responsables y ejecutar actividades que anteriormente dependían de revisiones o acciones individuales.
Microsoft describe Power Automate como una plataforma orientada a automatizar y optimizar procesos empresariales mediante flujos de trabajo que conectan aplicaciones, datos y acciones. Esta capacidad resulta especialmente útil cuando el objetivo no es sustituir todos los sistemas existentes, sino mejorar la forma en que la información circula entre ellos. Con este enfoque, el proceso pudo avanzar desde un modelo esencialmente reactivo, en el que el usuario debía consultar permanentemente la información para determinar qué necesitaba atención, hacia un esquema más proactivo, en el que la solución ayuda a advertir sobre actividades relevantes.
Automatización sin perder flexibilidad: tecnología adaptada al proceso y no al contrario
Uno de los aspectos más importantes del proyecto fue evitar que la tecnología se convirtiera en una nueva fuente de complejidad, en proyectos de automatización es posible construir herramientas técnicamente robustas que no necesariamente solucionen el problema cotidiano del usuario. Para evitarlo, el diseño se orientó a simplificar la consulta de información y reducir la cantidad de acciones necesarias para completar actividades frecuentes.
La posibilidad de consultar obligaciones desde vistas centralizadas permitió disminuir la necesidad de abrir múltiples registros o archivos para comprender el estado general del proceso. De igual manera, se implementaron mecanismos para facilitar la incorporación de grandes cantidades de información. En lugar de depender exclusivamente de la creación individual de registros, la solución permite procesar información de forma masiva cuando el volumen de la operación así lo requiere.
Esta funcionalidad tiene especial relevancia en procesos tributarios, donde determinados periodos pueden concentrar una carga operativa significativamente superior a la habitual. Reducir el esfuerzo necesario para registrar información permite que el equipo destine más tiempo a su revisión y análisis. Las automatizaciones también contribuyeron a disminuir la necesidad de realizar algunos seguimientos mediante correos enviados manualmente. Las notificaciones asociadas con eventos del proceso ayudan a que la información llegue a los responsables de manera más oportuna y consistente.
El resultado es un modelo en el que Power Apps actúa como punto central de interacción para los usuarios y Power Automate ejecuta acciones que pueden desarrollarse automáticamente. Esta arquitectura permitió aprovechar herramientas pertenecientes al ecosistema Microsoft y construir una solución adaptada a las particularidades de la organización sin desarrollar desde cero una plataforma completamente independiente.
El proyecto muestra cómo la automatización de procesos tributarios en fiduciarias puede abordarse de forma gradual, adaptando la tecnología a las necesidades particulares de la operación y evitando trasladar directamente los controles manuales a una herramienta digital. La experiencia refuerza un principio que Cidei también aborda al hablar de cómo implementar automatización de procesos administrativos: primero es necesario comprender el proceso, sus actividades, excepciones y puntos de fricción; posteriormente se determina qué tecnología puede aportar mayor valor.
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La participación de los usuarios como factor clave para la adopción
Uno de los factores que contribuyó al avance del proyecto fue la participación activa del equipo tributario de Alianza Fiduciaria durante el proceso de entendimiento y construcción de la solución. Los usuarios conocían de primera mano cuáles eran las actividades que consumían más tiempo, dónde se presentaban dificultades y qué información necesitaban consultar con mayor frecuencia. Ese conocimiento permitió orientar el desarrollo hacia situaciones reales de la operación.
Esta colaboración ayudó a convertir las necesidades del equipo en funcionalidades concretas y redujo una de las barreras habituales de los proyectos de automatización: la distancia entre quien diseña la solución y quien posteriormente debe utilizarla. En lugar de construir una herramienta tecnológica para intentar incorporarla posteriormente al proceso, el enfoque fue de cocreación. Las necesidades y la forma de trabajo de los usuarios sirvieron como punto de partida para definir la solución.
Este modelo resulta especialmente relevante en soluciones low-code. Una de sus principales ventajas es la posibilidad de iterar con rapidez y validar funcionalidades durante el desarrollo. Los usuarios pueden participar activamente, identificar ajustes y contribuir a que la herramienta final responda a las condiciones reales de su operación.
La adopción de la nueva solución significó, además, un cambio en la forma de trabajar. Centralizar la información implica avanzar desde controles individuales hacia una fuente compartida. Automatizar notificaciones reduce la dependencia de recordatorios personales. Y utilizar estados estructurados permite que diferentes integrantes tengan visibilidad sobre la operación sin necesidad de solicitar constantemente actualizaciones. De esta manera, el proyecto no solamente incorporó tecnología: contribuyó a fortalecer una cultura de gestión tributaria digital basada en información centralizada, trazabilidad y automatización.
Beneficios de la automatización del proceso tributario
La implementación permitió obtener mejoras tanto cuantitativas como cualitativas. El valor de la solución no se encuentra únicamente en la aplicación desarrollada, sino en las actividades manuales que pudieron reducirse y en la capacidad del equipo para gestionar el proceso de manera más eficiente.
Más tiempo para actividades de mayor valor
La reducción de tareas repetitivas, la posibilidad de realizar cargues masivos, la consulta centralizada de información y la automatización de actividades de seguimiento disminuyeron el esfuerzo destinado al control operativo. El equipo puede concentrar una mayor proporción de su tiempo en actividades donde el conocimiento profesional es indispensable: revisión, análisis, validación y gestión de situaciones particulares.
Esta mejora contribuyó a fortalecer la eficiencia operativa en la gestión tributaria, al reducir el esfuerzo dedicado a tareas que podían ser simplificadas o asistidas mediante tecnología.
Este es uno de los principales beneficios asociados a la automatización del trabajo basado en conocimiento. McKinsey ha analizado cómo la tecnología puede asumir o apoyar componentes repetitivos del trabajo profesional, liberando capacidad para actividades de mayor complejidad y valor. Puede ampliarse este concepto en su análisis sobre el potencial económico de la inteligencia artificial generativa y la automatización del trabajo.
Mayor visibilidad sobre la operación
Centralizar la información permitió contar con una visión más clara del estado de las obligaciones. Los responsables pueden identificar qué actividades se encuentran pendientes, cuáles están avanzando y cuáles requieren atención sin depender de consolidaciones manuales de diferentes archivos.
Esta visibilidad también facilita la coordinación del equipo y proporciona mejores herramientas para realizar seguimiento.
Mejor control sobre fechas críticas
Las fechas dejaron de funcionar únicamente como información registrada para convertirse en variables capaces de activar acciones dentro de la solución. Las automatizaciones pueden generar alertas y notificaciones cuando determinadas obligaciones requieren atención, ayudando al equipo a anticiparse a situaciones relevantes. En un proceso en el que la oportunidad es fundamental, esta capacidad contribuye directamente a fortalecer el control operativo.
Menor exposición a errores en actividades repetitivas
Registrar información, actualizar controles, transcribir datos o realizar determinadas tareas de seguimiento de manera manual aumenta la posibilidad de inconsistencias. La reducción de errores tributarios asociados con actividades repetitivas fue uno de los beneficios derivados de automatizar o simplificar estas tareas, disminuyendo la intervención manual sin eliminar la revisión y el criterio profesional que continúan siendo indispensables en la gestión tributaria.
Mayor trazabilidad
El uso de una solución centralizada facilita conocer el estado de las actividades y mantener información estructurada sobre la operación. Esto contribuye a disminuir la dependencia del conocimiento individual y permite que la información relevante permanezca disponible para los participantes autorizados del proceso.
Capacidad para manejar mayores volúmenes de información
Los mecanismos de procesamiento masivo permiten gestionar temporadas de alta carga sin que un incremento en el número de registros implique necesariamente un crecimiento equivalente del esfuerzo manual. Esta capacidad ayuda a que la solución acompañe la evolución del proceso y pueda adaptarse a cambios en el volumen de trabajo.
Resultados medibles: el impacto de transformar el trabajo operativo
Además de los beneficios cualitativos, el proyecto permitió medir el impacto obtenido sobre la operación. El equipo tributario logró un incremento del 60 % en productividad, relacionado con la centralización de información, la automatización de actividades de seguimiento, el procesamiento masivo y la simplificación de consultas.
Al mismo tiempo, se obtuvo una reducción cercana al 100 % de los errores humanos asociados con las actividades manuales intervenidas, especialmente en tareas relacionadas con digitación, transcripción y seguimiento. Estas cifras deben analizarse más allá del ahorro de tiempo.
Automatizar no significó simplemente realizar más rápido las mismas actividades, sino modificar la distribución del esfuerzo del equipo, antes, una parte considerable del trabajo se destinaba a mantener actualizado el mecanismo de control: registrar, consolidar, revisar archivos, verificar fechas y realizar seguimiento.
Con la nueva solución, parte de esas actividades puede ser gestionada o asistida por la plataforma, permitiendo que el talento especializado concentre su atención en interpretar información, revisar casos particulares y aportar conocimiento al proceso. Este es uno de los principales beneficios de la automatización empresarial: utilizar la tecnología para disminuir el trabajo repetitivo y ampliar el tiempo disponible para actividades que requieren análisis y criterio humano.
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Power Platform como habilitador de la transformación de procesos internos
El caso también demuestra el potencial de aprovechar tecnologías disponibles dentro del ecosistema digital de una organización para solucionar necesidades específicas. Power Apps permitió construir una experiencia adaptada al proceso y centralizar la interacción de los usuarios, mientras que Power Automate permitió convertir diferentes reglas y eventos del negocio en acciones automatizadas.
La combinación de estas herramientas facilita abordar procesos que se encuentran en un punto intermedio: son demasiado importantes y complejos para continuar administrándolos exclusivamente mediante hojas de cálculo, pero no necesariamente requieren la implementación de una gran plataforma especializada. En estos escenarios, las tecnologías low-code pueden funcionar como un puente entre las necesidades operativas de las áreas y las capacidades tecnológicas de la organización.
El valor, sin embargo, no proviene únicamente de desarrollar aplicaciones con mayor rapidez. Surge de combinar tecnología con análisis de procesos. Antes de automatizar es necesario entender qué actividades deben mantenerse, cuáles pueden simplificarse, cuáles generan reprocesos, qué información necesita cada usuario y en qué puntos una automatización puede generar mayor valor.
En el proyecto con Alianza Fiduciaria, esta combinación permitió desarrollar una solución que no se limitó a digitalizar formularios, sino que contribuyó a transformar el modelo de seguimiento de la operación tributaria.
De un proyecto de automatización a una estrategia de mejora continua
La automatización del proceso tributario forma parte de una transformación más amplia de las operaciones internas. Una vez que una organización obtiene resultados positivos en un primer proyecto, aparece una oportunidad adicional: identificar otros procesos que comparten características similares. Archivos de Excel que crecen continuamente, correos utilizados como mecanismo de seguimiento, información duplicada, recordatorios manuales, dificultades para determinar quién tiene una actividad o consolidaciones que consumen varias horas son señales frecuentes de procesos con potencial de automatización.
Alianza Fiduciaria ya había trabajado con Cidei en la transformación de otros procesos internos, y la gestión tributaria representó una nueva oportunidad para aplicar y ampliar esos aprendizajes. Esta continuidad demuestra que la transformación digital no debe entenderse necesariamente como un único gran proyecto. Una organización puede avanzar gradualmente, priorizando procesos donde exista una combinación favorable entre impacto operativo, nivel de esfuerzo, riesgo y viabilidad tecnológica. Cada implementación genera aprendizajes que posteriormente pueden utilizarse para abordar nuevos retos.
El objetivo final no es automatizar por automatizar. Es construir organizaciones en las que las personas dediquen menos tiempo a mantener controles manuales y más tiempo a utilizar la información para generar valor.
Automatizar para tener más control, no menos
Existe una idea equivocada según la cual automatizar significa perder visibilidad sobre un proceso porque algunas actividades empiezan a ejecutarse sin intervención humana.
Cuando el proceso se estructura digitalmente, es posible establecer estados, responsables, reglas y mecanismos de seguimiento de forma consistente. Las actividades que antes ocurrían mediante diferentes archivos o conversaciones pueden quedar integradas dentro de una misma lógica de operación. En el caso de Alianza Fiduciaria, la automatización permitió combinar dos objetivos especialmente relevantes en procesos financieros: eficiencia y control.
El equipo puede desarrollar determinadas actividades con menos esfuerzo mientras mantiene una mayor visibilidad sobre el estado de las obligaciones. Reducir la carga operativa sin mejorar el control tendría un impacto limitado. Centralizar la información sin disminuir las actividades manuales tampoco solucionaría completamente el problema.
Alianza Fiduciaria y Cidei: tecnología aplicada a resultados de negocio
El caso de Alianza Fiduciaria demuestra que la automatización tributaria puede generar resultados concretos cuando parte de un problema operativo claramente identificado. La implementación permitió evolucionar desde una operación apoyada principalmente en archivos y controles manuales hacia una solución centralizada que combina gestión de información, automatización, notificaciones y trazabilidad.
Más allá de los indicadores obtenidos, el equipo fortaleció su capacidad para visualizar la operación, anticiparse a actividades importantes, distribuir responsabilidades y dedicar más tiempo a tareas que requieren conocimiento especializado. La experiencia demuestra que automatizar un proceso no consiste simplemente en incorporar nuevas herramientas. Requiere comprender cómo trabajan las personas, identificar las actividades que generan mayor carga, diseñar un modelo de operación más eficiente y utilizar la tecnología para hacerlo posible.
Para Cidei, este tipo de proyectos representa precisamente el propósito de la transformación digital: convertir necesidades operativas reales en soluciones tecnológicas capaces de generar resultados sostenibles y medibles.
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