Cliente: Alianza Fiduciaria
Industria: Servicios financieros y fiduciarios
País: Colombia
Desafío: El área jurídica contaba con una herramienta para registrar información, pero necesitaba fortalecer la trazabilidad de los casos, el seguimiento de responsabilidades, la gestión de tiempos y la visibilidad sobre la operación.
Solución: Cidei y Alianza Fiduciaria evolucionaron la gestión jurídica mediante una solución desarrollada con Microsoft Power Apps y Power Automate, integrando información histórica, automatización de seguimiento, gestión de responsabilidades y mecanismos de control para apoyar la operación del equipo.
Beneficios clave: Gestión centralizada de más de 100.000 registros históricos, incremento estimado del 60% en la productividad operativa, mayor trazabilidad sobre casos y actividades, mejor seguimiento de ANS y mayor visibilidad sobre la distribución del trabajo.
Tecnologías utilizadas: Microsoft Power Apps, Power Automate, SharePoint y herramientas del ecosistema Microsoft 365.
Automatización de procesos jurídicos: de un registro operativo a una gestión proactiva
La transformación digital de un área jurídica no consiste únicamente en reemplazar carpetas físicas por documentos electrónicos o trasladar una hoja de cálculo a una aplicación. En una operación legal con múltiples casos, responsables, fechas, documentos y compromisos de atención, el verdadero reto es lograr que la información pueda convertirse en una herramienta de gestión.
Un caso registrado tiene valor cuando es posible conocer rápidamente quién es responsable, qué actividades se han realizado, cuál es su estado, qué información lo soporta y si existe alguna fecha que requiera atención. Cuando estas respuestas dependen de revisar correos, carpetas individuales, registros separados o del conocimiento particular de un colaborador, el área jurídica puede encontrarse digitalizada, pero no necesariamente cuenta con una operación verdaderamente integrada.
Este era uno de los retos identificados por Alianza Fiduciaria. La organización ya había iniciado junto con Cidei un proceso de transformación de diferentes áreas internas. El área jurídica representaba un nuevo desafío porque ya existía una aplicación que permitía registrar información, lo que significaba que el punto de partida no era completamente manual. Sin embargo, la herramienta tenía un alcance limitado frente a las necesidades que había adquirido la operación.
Registrar casos era solamente una parte del proceso. El área necesitaba avanzar hacia un modelo donde fuera posible realizar seguimiento, conocer responsabilidades, anticiparse a fechas relevantes, administrar grandes volúmenes de información y obtener una visión más clara de la carga de trabajo.
La oportunidad consistía entonces en transformar una herramienta principalmente orientada al registro en un entorno de gestión jurídica digital capaz de acompañar el ciclo operativo de los casos.
Este cambio también implica pasar de una digitalización básica —donde la información simplemente se traslada a una herramienta— hacia una operación en la que los datos, las actividades y los responsables forman parte de un flujo estructurado. Cidei profundiza en esta diferencia al explicar cómo abordar la digitalización de procesos End-to-End dentro de una estrategia de transformación empresarial. En términos de Legal Operations o LawOps, este cambio representa una evolución importante: la tecnología deja de funcionar únicamente como repositorio y comienza a apoyar activamente la gestión del área.
El desafío: mejorar la trazabilidad y visibilidad de la operación jurídica
Las áreas jurídicas corporativas administran una combinación particular de información y conocimiento. Cada caso puede involucrar responsables, documentos, actividades, comunicaciones, términos, decisiones y cambios que deben mantenerse relacionados entre sí. A medida que crece el volumen de casos, también aumenta la dificultad de controlar esta información mediante mecanismos aislados.
En Alianza Fiduciaria, la herramienta existente permitía registrar casos, pero era necesario fortalecer varias capacidades alrededor de ese registro.
Parte del seguimiento de las gestiones podía depender de correos electrónicos, documentos y controles complementarios. Esto dificultaba construir rápidamente una visión completa de lo ocurrido en cada caso y aumentaba la dependencia de información administrada individualmente.
El segundo reto estaba relacionado con la gestión de responsabilidades. Sin una visión consolidada de la operación, distribuir y analizar la carga de trabajo resulta más complejo. El número de casos asignados a un abogado no necesariamente refleja por sí mismo el esfuerzo requerido, pero disponer de información estructurada permite que los responsables del área cuenten con mejores elementos para realizar seguimiento y tomar decisiones.
También existía una necesidad importante alrededor de la gestión de ANS jurídicos y fechas relevantes. Cuando el seguimiento depende exclusivamente de calendarios personales o revisiones manuales, el equipo debe invertir una cantidad considerable de atención en recordar qué requiere acción y cuándo. En una operación jurídica, la consecuencia de una alerta tardía no es solamente un inconveniente administrativo. Puede traducirse en solicitudes urgentes, necesidad de reorganizar prioridades o una mayor exposición al riesgo de incumplimiento. Por último, se encontraba el reto del volumen.
La solución debía trabajar con un histórico superior a 100.000 registros, lo que exigía pensar no solamente en funcionalidades sino también en la forma de estructurar y consultar la información para mantener una experiencia adecuada para los usuarios. En conjunto, el problema no se resumía en “mejorar una aplicación”.
El verdadero desafío era evolucionar la gestión de casos jurídicos hacia un modelo con mayor trazabilidad, seguimiento, visibilidad y capacidad de anticipación.
Esta necesidad se observa también en otros departamentos jurídicos corporativos. El State of the Industry Report 2025 de CLOC muestra que la carga de trabajo, la capacidad de los equipos y la necesidad de aprovechar mejor la tecnología continúan siendo temas relevantes dentro de Legal Operations. Para las áreas jurídicas, esta presión hace cada vez más importante contar con procesos capaces de proporcionar información sobre cargas, responsables y estados sin aumentar proporcionalmente el esfuerzo administrativo.
¿Su área jurídica registra información, pero todavía depende de correos, archivos o controles individuales para saber qué está pasando con cada caso?
Identificar estos puntos de fragmentación es el primer paso para construir una operación jurídica más trazable y eficiente.
Beneficios de la automatización de procesos jurídicos
La evolución de la aplicación permitió obtener beneficios que van más allá de reemplazar una herramienta anterior. El principal cambio fue construir una operación con mayor capacidad para utilizar la información como parte del seguimiento cotidiano.
Mayor trazabilidad sobre casos y actividades
- Centralizar información relevante permite disminuir la fragmentación entre diferentes mecanismos de control.
- Los usuarios pueden consultar los casos desde un entorno común y conocer información relacionada con su estado y gestión.
- Esto fortalece la trazabilidad de los procesos legales, porque disminuye la dependencia de reconstruir la historia de un caso a partir de correos, archivos separados o conocimiento individual.
Mayor visibilidad sobre la carga de trabajo
- La información estructurada permite observar la operación desde una perspectiva más amplia.
- Los responsables cuentan con mejores elementos para analizar cómo se distribuyen los casos y conocer el estado general del trabajo.
- Esta visibilidad puede contribuir a identificar concentraciones de carga y facilitar decisiones sobre asignaciones o prioridades.
Menos tiempo dedicado a actividades administrativas
- Buscar información, revisar manualmente fechas, enviar determinados recordatorios o registrar casos uno por uno son actividades necesarias, pero no siempre requieren conocimiento jurídico especializado.
- Al reducir parte de esta carga, la tecnología ayuda a que el profesional pueda dedicar una mayor proporción de su tiempo a las actividades donde realmente aporta su conocimiento.
Mayor capacidad para gestionar información a escala
- Trabajar con un histórico superior a 100.000 registros exige una solución diseñada pensando en el volumen.
- La estructuración de la información y los mecanismos de consulta permiten que el histórico no sea solamente un archivo acumulado, sino una fuente disponible para apoyar la operación.
- Este punto resulta especialmente importante a medida que crecen las áreas jurídicas: el aumento de casos no debería traducirse necesariamente en un crecimiento equivalente de controles paralelos y trabajo administrativo.
Resultados medibles: más productividad y una operación con mayor visibilidad
Además de las mejoras cualitativas, el proyecto permitió identificar un impacto medible sobre la operación, tras la implementación se estimó un incremento del 60% en la productividad asociada con la presentación y gestión de casos.
Este resultado está relacionado con diferentes cambios introducidos en el proceso: centralización de información, reducción de algunas actividades repetitivas, automatización de seguimiento, consultas más directas y mecanismos para manejar mayores volúmenes de registros. El proyecto también fortaleció el seguimiento de los ANS mediante alertas anticipadas, reduciendo la dependencia de recordatorios individuales y permitiendo que el equipo tuviera mayor capacidad para actuar antes de situaciones críticas.
Más allá de medir únicamente horas ahorradas, una iniciativa de este tipo también puede analizarse desde su impacto financiero y operativo. Cidei explica cómo estructurar esta evaluación en su análisis sobre ROI de la automatización No-Code, considerando variables como tiempo liberado, reducción de errores y costos asociados al proceso.
Otro resultado relevante fue la consolidación del histórico de más de 100.000 registros dentro de una estructura diseñada para facilitar su consulta y seguimiento, sin embargo, el impacto más importante aparece al observar cómo cambió la relación entre el equipo y la información.
Antes, una parte de la gestión podía depender de reconstruir información, consultar diferentes fuentes o mantener mecanismos individuales de seguimiento. Con la nueva solución, una mayor proporción de esa información queda disponible dentro de un entorno común y puede utilizarse para apoyar decisiones sobre casos, responsables y prioridades.
En términos de eficiencia en departamentos jurídicos, este cambio resulta fundamental, la productividad no consiste simplemente en atender más casos, también significa reducir el esfuerzo administrativo que rodea el trabajo jurídico para que los profesionales puedan dedicar más capacidad al análisis, la interpretación y la gestión del riesgo.
¿Su equipo jurídico dedica demasiado tiempo a buscar información, actualizar controles o hacer seguimiento manual de casos?
Power Platform como habilitador de Legal Operations
Uno de los aspectos más interesantes del proyecto es que la transformación no requirió construir una plataforma tecnológica completamente aislada del entorno de la organización.
Power Apps, Power Automate, SharePoint y los demás componentes utilizados forman parte del ecosistema Microsoft. Esto permitió desarrollar una solución adaptada a las necesidades del área jurídica aprovechando tecnologías que podían integrarse con herramientas ya utilizadas dentro de la empresa.
Las plataformas low-code tienen especial potencial en este tipo de procesos, un departamento jurídico puede tener necesidades muy particulares que no siempre justifican implementar una gran plataforma especializada. Al mismo tiempo, el volumen y la criticidad del proceso pueden haber superado la capacidad de una hoja de cálculo o de una aplicación demasiado simple.
En este espacio intermedio, Power Platform permite construir soluciones personalizadas sin desarrollar desde cero todos los componentes tecnológicos, sin embargo, el proyecto también demuestra que utilizar una plataforma low-code no significa que el diseño sea trivial.
Cuando existen grandes volúmenes de información, diferentes perfiles, permisos, reglas de negocio y necesidades de rendimiento, es necesario diseñar adecuadamente la arquitectura y comprender las limitaciones de cada componente, el valor no está simplemente en “hacer una app”.
Está en combinar conocimiento del proceso, diseño de información, automatización y experiencia de usuario para resolver una necesidad operativa concreta, or esta razón, antes de automatizar es importante determinar qué actividades realmente justifican una intervención tecnológica. Cidei propone una metodología para hacerlo en 4 pasos para identificar y priorizar procesos administrativos automatizables, considerando aspectos como repetitividad, errores, tiempos de respuesta, cumplimiento y trazabilidad.
En un área jurídica, este criterio permite separar las tareas que pueden apoyarse mediante tecnología de aquellas donde el análisis y el criterio profesional continúan siendo indispensables.
De la gestión de casos a una cultura de Legal Operations basada en información
Una de las consecuencias más valiosas de estructurar digitalmente la operación es que la información puede comenzar a utilizarse para algo más que consultar casos individuales. Con un histórico consolidado y variables estructuradas, el área jurídica cuenta con una base más sólida para conocer cómo se comporta su operación.
Esto abre oportunidades para analizar tendencias, identificar patrones, comprender la distribución del trabajo y construir indicadores más representativos del valor que aporta el departamento.
Esta evolución es especialmente relevante en Legal Operations, los departamentos jurídicos corporativos están siendo llamados cada vez más a demostrar cómo contribuyen al negocio, no solamente a través de costos controlados sino también mediante servicio, gestión del riesgo y capacidad para habilitar las operaciones de la empresa.
En ese contexto, disponer de información estructurada deja de ser un beneficio técnico y se convierte en una capacidad de gestión. Para Alianza Fiduciaria, la evolución de la aplicación jurídica permitió construir una base sobre la cual pueden desarrollarse nuevas capacidades en el futuro, incluyendo análisis más avanzados sobre la operación.
La prioridad, sin embargo, continúa siendo la misma: que la tecnología ayude al equipo jurídico a trabajar con mayor claridad, anticipación y control.
Automatizar para fortalecer el criterio humano
En áreas jurídicas existe un componente que ninguna automatización pretende reemplazar: el criterio profesional. Interpretar una situación, evaluar riesgos, construir una estrategia o tomar una decisión jurídica requiere conocimiento, experiencia y contexto.
Precisamente por eso, la automatización aporta mayor valor en aquellas tareas operativas que no requieren criterio jurídico especializado. Las notificaciones, las asignaciones basadas en reglas, el seguimiento de fechas críticas y la organización de la información pueden ser gestionados o apoyados por la tecnología, reduciendo la carga administrativa y permitiendo que los profesionales concentren su atención en actividades que sí requieren análisis, experiencia y juicio jurídico.
Cuando estas actividades se apoyan mediante tecnología, el abogado puede concentrar mayor atención en aquello que sí requiere su experiencia. Este es uno de los principios centrales de una estrategia de automatización jurídica bien diseñada, no se trata de sustituir al profesional, sino de reducir la fricción administrativa que existe alrededor de su trabajo.
El caso de Alianza Fiduciaria muestra cómo esta idea puede trasladarse a una operación real: estructurar información, automatizar actividades repetitivas, generar seguimiento y proporcionar visibilidad para que las personas puedan dedicar más tiempo a decisiones de mayor valor.
Alianza Fiduciaria y Cidei: de una aplicación de registro a una operación jurídica más trazable
El proyecto desarrollado por Alianza Fiduciaria y Cidei demuestra que la automatización de procesos jurídicos puede generar valor cuando se diseña alrededor de las necesidades reales de la operación.
El punto de partida no era una ausencia total de tecnología, ya existía una herramienta, el reto era lograr que esa tecnología evolucionara al mismo ritmo que las necesidades del área.
La transformación permitió pasar de una aplicación principalmente orientada al registro hacia un entorno con mayor capacidad de seguimiento, automatización y visibilidad. La centralización del histórico, la incorporación de mecanismos de seguimiento de ANS, la automatización de actividades y las vistas adaptadas según el rol contribuyeron a construir una operación más estructurada.
Pero el mayor aprendizaje no está en una funcionalidad específica. Está en comprender que LawOps combina personas, procesos, tecnología e información. Cuando estos cuatro elementos se diseñan de forma conjunta, la transformación digital deja de ser solamente un proyecto de software y comienza a cambiar la manera en que el área gestiona su trabajo.
Para Cidei, ese es precisamente el propósito de la automatización: utilizar la tecnología para disminuir carga operativa, fortalecer el control y permitir que las personas concentren su conocimiento en actividades donde realmente genera valor.
¿Cuántos procesos de su área jurídica todavía dependen de correos, archivos, calendarios personales o seguimientos manuales?
En Cidei ayudamos a las organizaciones a identificar oportunidades de automatización y desarrollar soluciones adaptadas a sus procesos, integrando información, reglas de negocio y herramientas tecnológicas para mejorar eficiencia, trazabilidad y control.
Conozca nuestras soluciones de Automatización de Procesos y descubra cómo transformar procesos manuales en operaciones más eficientes, trazables y escalables.
