Cliente: Alianza Fiduciaria
Cliente: Alianza Fiduciaria
Industria: Servicios fiduciarios
País: Colombia
Desafío: La generación de portafolios inmobiliarios dependía de actividades manuales, múltiples interacciones entre áreas y comunicaciones no estandarizadas. Esta forma de operar dificultaba la trazabilidad, el control de las solicitudes y la visibilidad del estado de cada proceso, especialmente cuando varias áreas debían participar en una misma solicitud y cada una manejaba información, pendientes y validaciones propias.
Solución: Se implementó una solución basada en Power Apps y Power Automate para centralizar la solicitud, seguimiento y gestión de portafolios inmobiliarios, automatizando flujos de trabajo, notificaciones y mensajes asociados al proceso.
Beneficios clave: Mayor control operativo, reducción de reprocesos, trazabilidad de activos inmobiliarios, estandarización de comunicaciones, mejor seguimiento de solicitudes y mayor visibilidad para las áreas involucradas.
Tecnologías utilizadas: Microsoft Power Apps y Microsoft Power Automate.
La transformación digital como prioridad en la gestión fiduciaria
En el sector fiduciario, la transformación digital debe traducirse en procesos más trazables, coordinados y controlados. Para Alianza Fiduciaria, esta necesidad se reflejaba en la gestión de portafolios inmobiliarios, un proceso que requería mayor visibilidad sobre solicitudes, responsables, documentos, estados y validaciones entre áreas.
En este contexto, la automatización de procesos en fiduciarias permite reducir tareas manuales, mejorar la coordinación entre áreas y fortalecer la gestión operativa de servicios especializados.
Para una organización que administra activos, contratos, documentación y solicitudes comerciales, la eficiencia no depende únicamente de digitalizar documentos. También requiere conectar los flujos de trabajo, estandarizar la información y asegurar que cada área involucrada pueda conocer el estado real de una solicitud.
En la gestión inmobiliaria fiduciaria, esta necesidad es aún más evidente. La transformación digital inmobiliaria permite pasar de esquemas dispersos, basados en correos, archivos independientes y seguimientos manuales, hacia modelos más integrados donde las solicitudes, aprobaciones, documentos y estados del proceso pueden gestionarse desde una misma solución.
Bajo esta visión, la digitalización portafolios inmobiliarios no se limita a convertir documentos físicos en archivos digitales. Implica estructurar una operación más controlada, donde la información pueda consultarse oportunamente, los responsables tengan claridad sobre sus actividades y la organización cuente con una base confiable para hacer seguimiento y tomar decisiones.
El desafío: trazabilidad y control en la gestión de de portafolios inmobiliarios
Alianza Fiduciaria enfrentaba el reto de optimizar la gestión portafolios inmobiliarios, especialmente en el proceso de generación de nuevos portafolios solicitados por el área comercial. Esta operación involucraba múltiples etapas, actores y validaciones, desde la solicitud inicial hasta la creación final del portafolio por parte del área inmobiliaria.
El proceso incluía actividades relacionadas con la gestión de debida diligencia, estudio de títulos, avalúo, revisión comercial, gestión de minuta, contratos de administración, documentación de los partícipes y consolidación final de la información necesaria para habilitar el portafolio. Al depender de interacciones manuales, el seguimiento se volvía más complejo y aumentaba el riesgo de demoras, reprocesos o pérdida de visibilidad sobre el avance de cada caso.
Igualmente, la organización necesitaba ordenar el flujo de solicitudes, identificar responsables, visualizar estados, conocer pendientes y mejorar la supervisión sobre cada etapa. Sin una solución centralizada, el control operativo dependía en gran medida del seguimiento individual de cada área y de comunicaciones dispersas.
Adicionalmente, la trazabilidad de activos inmobiliarios era un componente crítico. Cada activo podía pasar por diferentes validaciones, ajustes documentales, cambios de estado y revisiones sucesivas. Sin una herramienta que integrará esta información, resultaba más difícil reconstruir el historial de una solicitud, identificar cuellos de botella o asegurar que todos los documentos y validaciones estuvieran completos antes de avanzar.
La oportunidad: automatizar un proceso con múltiples áreas y validaciones
Antes de la implementación, los procesos manuales limitaban la eficiencia y la trazabilidad de la operación diaria de las áreas involucradas. La generación de portafolios inmobiliarios requería coordinar solicitudes comerciales, validaciones jurídicas, revisión documental, análisis de títulos, avalúos, gestión contractual y creación final del portafolio.
Este tipo de operación exigía un flujo claro, pero también adaptable a las particularidades de cada solicitud. Cuando las actividades se gestionan mediante correos, archivos compartidos o controles manuales, aumenta la probabilidad de errores, duplicidad de información, demoras en la respuesta y pérdida de trazabilidad.
En este escenario, la automatización de procesos inmobiliarios se convirtió en una oportunidad para estructurar un modelo más ordenado. La solución debía permitir que las solicitudes creadas por los comerciales ingresaran de forma estandarizada, activaran notificaciones automáticas y facilitaran el seguimiento de cada etapa hasta su cierre.
La organización también buscaba mejorar la eficiencia operativa en portafolios inmobiliarios. Esto implicaba reducir cargas administrativas, evitar reprocesos, disminuir tiempos de seguimiento manual y liberar capacidad de los equipos para actividades de mayor valor, como la revisión de casos críticos, la atención de excepciones y la gestión integral de los portafolios.
Finalmente, el control de portafolios inmobiliarios debía fortalecerse no solo desde la supervisión del proceso, sino desde la capacidad de contar con información actualizada, centralizada y visible para los actores correspondientes. El reto no era únicamente automatizar tareas, sino rediseñar la forma en que las áreas interactúan alrededor de una solicitud.
Una solución con Power Apps y Power Automate para gestionar los portafolios inmobiliarios
Para responder a estos desafíos, Cidei acompañó a Alianza Fiduciaria en el desarrollo de un aplicativo gestión de portafolios inmobiliarios, diseñado para centralizar la operación, estandarizar los flujos de trabajo y mejorar la trazabilidad de cada solicitud.
La solución fue construida con Microsoft Power Apps y Power Automate, con conexiones a herramientas de correo, comunicación y almacenamiento de información. Esto generó que los usuarios involucrados pudieran registrar, consultar y gestionar información desde una interfaz estructurada según las necesidades del proceso.
Power Apps permitió estructurar la interfaz de captura, consulta y gestión de solicitudes, facilitando que las áreas involucradas registraran información, revisaran estados y consultaran datos del portafolio desde un entorno centralizado. Power Automate habilitó los flujos automáticos del proceso, incluyendo notificaciones, activación de tareas, envío de mensajes y cambios de estado según el avance de cada solicitud.
A través de esta aplicación, las solicitudes nuevas creadas por el área comercial podían ingresar con información estandarizada y activar el flujo correspondiente para las áreas responsables. De esta manera, el proceso dejó de depender exclusivamente de comunicaciones manuales y pasó a contar con una ruta más ordenada para gestionar responsables, actividades, estados y pendientes.
Uno de los componentes más relevantes fue la automatización y estandarización de cerca de 21 mensajes diferentes asociados al proceso. Estos mensajes permitieron mejorar la comunicación entre áreas, reducir la dependencia de correos manuales y asegurar que los responsables recibieran notificaciones estandarizadas frente a eventos relevantes, como la creación de nuevas solicitudes por parte de los comerciales o el avance de determinadas etapas.
La solución también permitió ordenar el ciclo de generación de portafolios desde la solicitud inicial hasta la creación final por parte del área inmobiliaria, consolidando más de 100 datos únicos diferentes por portafolio. De esta manera, cada etapa podía quedar registrada, cada responsable podía conocer sus pendientes y la organización podía tener mayor visibilidad sobre el estado de sus procesos inmobiliarios.
Resultados: más control, agilidad y visibilidad de la información
La implementación de la solución permitió pasar de un seguimiento disperso a una gestión centralizada de solicitudes, estados, responsables y comunicaciones. Con ello, las áreas involucradas obtuvieron mayor visibilidad sobre el avance de cada portafolio, mejor control de pendientes y una trazabilidad más clara desde la solicitud inicial hasta la creación final por parte del área inmobiliaria s.
Uno de los principales beneficios fue la trazabilidad de activos inmobiliarios. Al contar con una solución que registra el avance de las solicitudes, los cambios de estado y las interacciones clave del proceso, la organización fortaleció su capacidad para consultar información histórica, identificar pendientes y hacer seguimiento a cada portafolio desde su origen hasta su cierre.
La solución también aportó a la eficiencia operativa en portafolios inmobiliarios, al automatizar notificaciones, estandarizar mensajes y disminuir tareas repetitivas asociadas al seguimiento. Esto permitió que los equipos redujeran tiempos administrativos y enfocaran sus esfuerzos en actividades de análisis, validación y gestión de mayor impacto.
Además, el proyecto fortaleció el control interno sobre el proceso. La organización pudo mejorar la visibilidad de las solicitudes creadas por los comerciales, ordenar la interacción entre áreas y contar con un flujo más consistente para actividades como debida diligencia, estudio de títulos, avalúo, revisión comercial, gestión de minuta, contratos de administración, documentación de partícipes y creación final del portafolio.
Este caso demuestra cómo la automatización y la digitalización pueden transformar procesos fiduciarios complejos sin depender de desarrollos extensos o soluciones desconectadas de la operación. Con una herramienta basada en Microsoft Power Platform, Alianza Fiduciaria avanzó hacia una gestión más ágil, trazable y controlada de sus portafolios inmobiliarios.
¿Qué pueden aprender otras organizaciones fiduciarias e inmobiliarias?
Este caso muestra que los procesos con múltiples áreas, documentos, revisiones y aprobaciones pueden automatizarse sin perder control sobre las particularidades de cada solicitud. Para organizaciones fiduciarias, inmobiliarias o administrativas, una solución low-code permite ordenar información, estandarizar comunicaciones y mejorar la trazabilidad sin depender de desarrollos extensos desde cero.
También evidencia que la automatización no debe limitarse a reemplazar tareas manuales. Su mayor valor está en estructurar una operación más visible, donde cada usuario conozca sus responsabilidades, cada solicitud tenga un estado claro y cada equipo pueda consultar información confiable para avanzar con mayor control.
Para empresas que aún gestionan solicitudes, validaciones o documentos mediante correos, archivos y seguimientos manuales, este tipo de soluciones puede convertirse en un punto de partida para identificar procesos críticos que requieren mayor eficiencia, trazabilidad y visibilidad operativa.
Conclusión: automatizar procesos fiduciarios para ganar control operativo
La automatización de portafolios inmobiliarios en Alianza Fiduciaria permitió centralizar información, ordenar solicitudes, estandarizar comunicaciones y mejorar la trazabilidad de un proceso con múltiples áreas, documentos y validaciones.
Este caso demuestra que la transformación digital de procesos administrativos no depende únicamente de incorporar nuevas herramientas, sino de rediseñar la forma en que las áreas interactúan, comparten información y hacen seguimiento a cada solicitud.
A través del servicio de Automatización de Procesos, Cidei acompaña a las organizaciones en el diseño e implementación de soluciones low-code que permiten reducir tareas manuales, mejorar la visibilidad operativa y fortalecer el control de procesos críticos.
Cuando un proceso depende de correos, archivos y validaciones entre múltiples áreas, la trazabilidad se convierte en un reto operativo. Con Cidei puede evaluar la automatización de procesos administrativos con Power Apps y Power Automate para ganar control, eficiencia y visibilidad operativa.
