La creación de valor y de ventajas competitivas basadas en gestión del conocimiento, ha sido tema de desarrollo e implementación sistemática por décadas. De allí han derivado plataformas tecnológicas tan lucrativas como la analítica de datos y la vigilancia estratégica e inteligencia competitiva.
De ésta última una de sus dimensiones es la vigencia tecnológica y en esta entrega abordamos cómo puede implementar un proceso de vigilancia tecnológica (VT) de manera exitosa en su empresa.
Ya en anteriores entregas hemos definido el concepto de vigilancia tecnológica, y sólo a manera de contexto, lo podemos resumir en:
El proceso sistemático y continuo de seguimiento, selección, análisis y difusión de información inherente a tecnologías, innovaciones y tendencias con el propósito de sustentar proyectos I+D, anticipar cambios del mercado y apoyar la toma de decisiones.
Investigadores como Castellanos y Torres, de la Universidad Nacional de Colombia, a través de publicaciones internacionales reconocen la importancia y la utilidad práctica de la VT catalogándola como una metodología y enfoque de gestión que permite incorporar adecuadamente la ‘variable tecnología’ al sistema productivo, posibilitando la creación de una base sólida para sustentar la toma de decisiones, especialmente, lo relacionado con la gestión innovadora.
Aunque inicialmente fue implementada por gobiernos y grandes corporaciones, la VT hoy está al alcance de las pequeñas y medianas empresas (Pymes). Para ellas, la práctica de la vigilancia tecnológica posibilita el acceso a información sobre tecnologías que de otra manera no estarían a su alcance.
Sin más preámbulo, abordemos el proceso de la vigilancia tecnológica y cómo puede implementarse de manera exitosa.
Fases del proceso de la vigilancia tecnológica
Fase 1: Fase diagnóstica: Análisis exploratorio - Definición de necesidades
La primera fase del proceso de la vigilancia tecnológica se puede considerar como una etapa exploratoria. Su objetivo es realizar un análisis para identificar las necesidades de información de la empresa con base en sus objetivos o problemática y afines con el entorno tecnológico.
En esta fase, es importante identificar las tecnologías que son relevantes para el negocio, las tendencias que están impactando al sector y los desarrollos que podrían tener un impacto en el futuro de la empresa.
Para la firma francesa Stratégie MP se trata de vislumbrar desde el punto de vista del uso o implementación tecnológica:
- ¿Qué problema o carencia enfrenta la empresa?
- ¿Cómo se compara su situación con la de competidores a nivel nacional e internacional?
- Si existe alguna tendencia en el mercado que esté afectando su sostenibilidad
- ¿Alguna norma vigente o en proceso de creación que afecte de alguna manera?
- Alguna patente, nuevo producto o innovación…
Con base en planteamientos como estos se formulan una serie de objetivos, que deberían enumerarse en un documento basado en el enfoque de la vigilancia y las perspectivas de los que se espera obtener con ella.
Fase 2: Estructuración del equipo de trabajo
Una vez que se han identificado las necesidades de información y los objetivos de la vigilancia, es importante conformar un equipo de trabajo para llevar a cabo el proceso.
El equipo debe estar formado por personas con diferentes habilidades y experiencia, cuyos perfiles se complementen; como: ingenieros, académicos investigadores, analistas de mercado y expertos en comunicación.
Todas estas responsabilidades pueden ser llevadas a cabo por personal a tiempo completo asociado a algún área de la empresa, o especialistas externos contratados con fines específicos.
Roles que intervienen en el proceso de vigilancia tecnológica
Dentro del proceso de vigilancia tecnológica la conformación del equipo de trabajo y definición de roles (Líder, Vigías, Expertos, Comunicadores) es vital
Las responsabilidades de estos roles varían según la empresa y el tamaño del proceso de vigilancia tecnológica. Sin embargo, en general se tiene:
1. Líder de proceso: El primer responsable de la gestión a nivel de VT, conformará el equipo, moderará la participación y coordinará de los esfuerzos y recursos empleados.
En consenso con su equipo definirá los objetivos, el alcance y el cronograma del proceso.
2. Los vigías: Son responsables de recopilar y analizar información sobre tecnologías emergentes, tendencias y desarrollos. Pueden ser uno o varios, cada uno de ellos encargado de un pilar de información, variable o dimensión específica de la vigilancia.
Recopilarán información de una variedad de fuentes, como revistas científicas, bases de datos, repositorios de información, publicaciones, artículos, sitios web, redes sociales y eventos.
3. Expertos: grupo de personas, líderes o referentes en una temática en específico con experiencia en diferentes áreas del conocimiento, la tecnología, ciencia e innovación. Se reunirán regularmente, con los vigías y el líder para discutir las tendencias tecnológicas, identificar oportunidades, riesgos, y recomendar acciones a la empresa, y validar la información analizada
4. Investigadores, analistas y especialistas en datos: Los profesionales de la investigación son responsables de realizar análisis de la información recopilada conjuntamente con los vigías. Identifican tendencias, desarrollos y oportunidades, y generan informes sobre sus hallazgos.
5. Especialistas en comunicación: Los especialistas en comunicación son responsables de divulgar los hallazgos de la vigilancia tecnológica, de forma selectiva a la empresa. Lo hacen a través de una variedad de canales, como informes, newsletters, presentaciones y redes sociales.
¿Se imagina poder anticiparse a las tendencias, identificar oportunidades y optimizar nuevos lanzamientos?
La vigilancia tecnológica enfocada en producto brinda esas posibilidades
Fase 3: Captura de información
Expertos del Instituto de Ciencias de la Academia Militar de Turquía, en una publicación del año 2016, llaman a esta fase del proceso de la vigilancia tecnológica como fase de recopilación de datos.
Tiene como objetivo: “Diseñar e implementar una estrategia de recolección de información”.
Básicamente, se trata de definir las fuentes de información, consultar datos y almacenarlos en una forma que pueda recuperarse cuando sea necesario y accesible dentro de la organización.
La información se condensa a partir de los objetivos y problemática a atacar descritos en la fase diagnóstica o exploratoria.
Y Para ello se:
- Definen los targets de búsqueda de información
- Estructuran pilares de contenidos y palabras clave
- Localizan las fuentes
- Se parametrizan búsquedas
- Validan fuentes y criterios de búsqueda bajo criterios del comité de expertos
- Se recopilan los datos y se categorizan de forma organizada.
Fase 4: Selección e implementación de herramientas
Una vez que se tiene claridad en las fuentes y criterios de búsqueda, el siguiente paso en el proceso de la vigilancia tecnológica es seleccionar e implementar las herramientas adecuadas para el tratamiento y análisis de la información.
Las herramientas efectivas de VT son múltiples y diversas, puede ser:
- Fuentes y buscadores de información
- Ecuaciones de búsqueda
- Formatos de definición de necesidades
- Gestores bibliográficos
Para la firma francesa especializada en competitividad y digitalización App Vizer algunas buenas prácticas y herramientas permiten ganar en eficiencia en las implementaciones empresariales de VT son:
- Comandos de búsqueda avanzada en motores de búsqueda, para refinar los resultados según diferentes parámetros (formato del documento, fechas, palabras clave esenciales en el título, etc.)
- Sistemas de alerta en Google para seguir palabras clave y criterios de intención de búsqueda validados, y así, estar atentos a la publicación de nuevos contenidos relacionados con las necesidades de información.
- Suscripción a boletines (Newsletters) para obtener un resumen de información esencial sobre sitios y blogs interesantes.
- Lectores de feeds y suscripciones a Social Media para rastrear nuevos artículos publicados desde una sola fuente; además de ser notificados de la actividad de personalidades y cuentas seguidas.
Para lograr resultados la VT se vale de un abanico de herramientas y metodologías
Conozca las distintas herramientas de la vigilancia tecnológica para el éxito de los proyectos I+D+I.
Fase 5: Análisis y depuración
Para el Observatorio Tecnológico de la Universidad de Alicante (OVTT) el desafío a este nivel del proceso de la VT es “Procesar y analizar la información recopilada de manera eficaz”.
Es aquí donde se aplican los criterios para validar las fuentes de información y los datos provenientes de ellas, definidos en fases anteriores.
Algunas herramientas informáticas especializadas con capacidades analíticas pueden conectar equipos con servidores y repositorios en la nube, dejando a disposición de las organizaciones acceso completo a recursos y artículos confiables.
Se recalca que antes deben validarse los criterios de la información, técnicas de análisis y herramientas para apoyar la selección y las búsquedas; todo lo que permita identificar la información relevante de la que no lo es.
El OVTT recomienda el uso de gestores de información como:
- Mapas tecnológicos
- Software de patentes
- Gestores bibliográficos
- Visores de información
- Software de seguimiento tecnológico integral.
En nuestra entrega sobre herramientas de vigilancia tecnológica ofrecemos detalles de buena parte de estos recursos de análisis y depuración de información.
Fase 6: Difusión
Llegamos a la fase final del proceso de VT, la divulgación de los resultados. El reto a este nivel es difundir los resultados a los diferentes grupos de interés, entre ellos, los tomadores de decisiones en la empresa.
Para Stratégie MP deberá asegurarse que la información a difundir resulte accesible y comprensible para todos los que se beneficien de ella. Diagramas, infografías, tablas, gráficos, reportes inteligentes pueden emplearse para lograr este cometido.
Todos estos recursos gráficos se orientan a nivel de discurso y formato por el personal especialista en comunicación; bajo esquemas como: Boletines, informes digitales, alertas, cartografías, ebooks, emails, entre otros recursos y canales de presentación oportunos para lograr un resultado final amigable y concluyente.
En síntesis, en la fase de divulgación, un formato visual atractivo contribuirá con el potencial de la información y facilitará la uniformidad del mensaje final.
El proceso de la vigilancia tecnológica – Reflexión final
Queda claro que el fin último de la vigilancia tecnológica, como proceso continuo y sistematizado, es promover la reflexión colectiva sobre los resultados obtenidos, especialmente de manos de los tomadores de decisiones con bases documentadas y pertinentes.
Todo el esfuerzo redunda en interpretar resultados y proponer posibilidades de acción para apoyar el proceso continuo de toma de decisiones y fomentar la competitividad y la innovación, como parte de una estrategia empresarial integrada.
Al final, la implementación de la vigilancia tecnológica, como habrá podido evidenciar, es un proceso disciplinado, pero no complejo, mucho menos complicado, en la que los beneficios superan los costos.
Puede asegurar que sus esfuerzos a nivel de personal, recursos y tiempo de vigilancia brinden sus frutos de la mano y el acompañamiento experto.
El Cidei cuenta con decenas de implementaciones y proyectos exitosos en empresas e instituciones que han confiado en la vigilancia tecnológica como un recurso valioso para el desarrollo y competitividad de sus organizaciones.
Para aclarar dudas, ampliar o implementar la información aquí contenida no dude ponerse en contacto a través de algunos de los canales de comunicación que disponemos para ustedes.
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